Smlouva o zpracování osobních údajů

Uzavřena podle čl. 28 odst. 3 nařízení (EU) 2016/679 (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, „GDPR“).

1. Smluvní strany

1. Správce: organizace, která v Juryline pořádá programy, uvedená v nastavení své organizace v Juryline („organizátor“).
2. Zpracovatel: Everlong s.r.o., Zámocká 8, 811 01 Bratislava, Slovensko, IČO 55 271 987, zapsaná v obchodním rejstříku Městského soudu Bratislava III, oddíl: Sro, vložka č. 167806/B, e-mail hello@juryline.com („my“).
3. Osoba, která tuto smlouvu za organizátora přijímá, potvrzuje, že za něj smí jednat.

2. Předmět a doba trvání

1. Osobní údaje zpracováváme pro organizátora, když v Juryline pořádá programy: shromažďování a ukládání přihlášek, formální kontrola, hodnocení porotci, výsledky, zprávy a živé finále.
2. Účel: provedení výzvy a výběrového řízení organizátora.
3. Povaha zpracování: shromažďování prostřednictvím formulářů, ukládání, zobrazení oprávněným osobám, přidělování porotcům, výpočet pořadí, odesílání e-mailů, exporty, výmaz a související bezpečnostní záznamy.
4. Subjekty údajů: uchazeči a osoby uvedené v přihláškách (například členové týmu), porotci, zaměstnanci organizátora a členové publika, kteří hlasují na živém finále.
5. Kategorie údajů: kontaktní údaje; odpovědi do polí, která organizátor definuje; nahrané soubory (každý až 25 MB); jména členů týmu; stav přihlášky, poznámky, formální kontrola a rozhodnutí; jména, e-mailové adresy, příslušnost k organizacím, prohlášení o střetu zájmů, hodnocení a komentáře porotců; záznamy o zprávách; u hlasování publika hashe identifikátoru zařízení vytvořené s tajným klíčem a volitelně i hashe e-mailové adresy.
6. Juryline nežádá zvláštní kategorie údajů. Pokud je organizátor ve svém formuláři požaduje, odpovídá za to, že k tomu má právní základ.
7. Tato smlouva trvá po dobu, kdy organizátor Juryline používá.

3. Pokyny

1. Osobní údaje zpracováváme pouze na základě doložených pokynů organizátora, a to i pokud jde o předávání do třetích zemí, ledaže nám právo EU nebo Slovenska ukládá jinak.
2. Pokyny tvoří tato smlouva a úkony organizátora v Juryline, například zveřejnění výzvy, nastavení polí a jejich viditelnosti pro porotce, pozvání porotců, přidělení přihlášek, odeslání zpráv, export, nastavení doby uchovávání a výmaz údajů. Další pokyny lze dát e-mailem.
3. Organizátor nám dává pokyn:
   • zobrazit uchazečům výzvu, zásady ochrany osobních údajů organizátora a formulář,
   • odesílat potvrzení, připomínky a e-maily s výsledky, které organizátor spustí,
   • skrýt před porotci pole, která organizátor označí jako skrytá,
   • smazat program se všemi jeho přihláškami, soubory a hodnoceními po stanoveném počtu měsíců (ve výchozím nastavení 24) od zveřejnění výsledků, nebo od uzavření výzvy, pokud výsledky nikdy zveřejněny nebudou, a to poté, co na to měsíc předem upozorníme vlastníky.
4. Pokud se domníváme, že pokyn porušuje předpisy o ochraně osobních údajů, sdělíme to organizátorovi.

4. Naše povinnosti

1. Každý ve společnosti Everlong, kdo má přístup k osobním údajům, je vázán mlčenlivostí. Přístup mají jen osoby, které ho potřebují k provozu a podpoře Juryline. Naše podpora otevírá organizaci pouze v zaznamenané relaci podpory na dobu 2 h, v režimu jen pro čtení a s důvodem, který organizátor vidí ve svém nastavení.
2. Přijímáme opatření uvedená v příloze 1 (čl. 32 GDPR) a pravidelně je přezkoumáváme.
3. Další zpracovatele zapojujeme pouze podle článku 5.
4. Pomáháme organizátorovi vyřizovat žádosti subjektů údajů a žádosti, které obdržíme my, mu bez zbytečného odkladu předáváme.
5. S ohledem na povahu zpracování pomáháme organizátorovi plnit povinnosti podle čl. 32 až 36 GDPR.
6. Údaje organizátora nepoužíváme pro vlastní účely, neprodáváme je a přihlášky, hodnocení ani jiné údaje z programů neposíláme službám AI. Anonymní souhrnné údaje (například počet přihlášek) můžeme používat k provozu a zlepšování Juryline.
7. Vedeme záznamy o činnostech zpracování prováděných pro organizátory (čl. 30 odst. 2 GDPR).

5. Další zpracovatelé

1. Organizátor uděluje obecné písemné povolení k zapojení dalších zpracovatelů uvedených v příloze 2.
2. Zamýšlené změny oznamujeme vlastníkům organizací e-mailem nejméně 30 dní předem. Organizátor může vznést námitku; pokud se nedohodneme, může smlouvu ukončit dříve, než změna nabude účinnosti.
3. Každého dalšího zpracovatele zavazujeme ke stejným povinnostem v oblasti ochrany osobních údajů (čl. 28 odst. 4 GDPR).

6. Předávání mimo EU

1. Databáze a soubory jsou uloženy v EU (Frankfurt, Německo) a aplikace běží v EU.
2. Pokud může další zpracovatel přistupovat k údajům z místa mimo EU, předávání se opírá o kapitolu V GDPR, zejména o rámec ochrany osobních údajů mezi EU a USA (EU-US Data Privacy Framework) nebo o standardní smluvní doložky.

7. Porušení zabezpečení osobních údajů

1. Porušení zabezpečení osobních údajů oznámíme organizátorovi bez zbytečného odkladu, nejpozději do 48 hodin poté, co se o něm dozvíme, e-mailem vlastníkům organizace, s informacemi podle čl. 33 odst. 3 GDPR v rozsahu, v jakém jsou k dispozici.
2. Pomáháme organizátorovi s ohlášením porušení dozorovému úřadu a s jeho oznámením subjektům údajů. O ohlášení a oznámení rozhoduje organizátor.

8. Informace a audity

1. Na požádání poskytneme informace potřebné k doložení souladu s čl. 28 GDPR.
2. Organizátor nebo auditor vázaný mlčenlivostí může provést audit ohlášený nejméně 30 dní předem, nejvýše jednou ročně a na náklady organizátora, s výjimkou auditu po porušení zabezpečení nebo auditu, který vyžaduje dozorový úřad.

9. Povinnosti organizátora

1. Organizátor odpovídá za zákonnost zpracování, za své zásady ochrany osobních údajů pro uchazeče a porotce a za dobu uchovávání, kterou nastaví.
2. Organizátor poskytuje přístup ke své organizaci jen osobám, které ho potřebují, a odebere ho, jakmile ho už nepotřebují.
3. Organizátor odpovídá za údaje, které exportuje, stáhne nebo odešle mimo Juryline.

10. Ukončení smlouvy

1. Smlouva končí smazáním organizace organizátora nebo ukončením služby podle podmínek použití.
2. Před ukončením může organizátor své údaje exportovat. Do 30 dní po ukončení osobní údaje organizátora smažeme, ledaže nám právo EU nebo Slovenska ukládá je uchovat. Zálohy se přepíšou v rámci svého běžného cyklu.

11. Závěrečná ustanovení

1. Zpracování podle této smlouvy je součástí služby Juryline a není za ně zvláštní poplatek.
2. Smluvní strany odpovídají podle čl. 82 GDPR a slovenského práva.
3. Smlouva se uzavírá elektronicky (čl. 28 odst. 9 GDPR) ve chvíli, kdy organizátor zveřejní program a potvrdí, že přijímá podmínky použití a tuto smlouvu. Zaznamenáváme verzi, čas a účet, který přijetí potvrdil.
4. Je-li organizátor veřejným subjektem, který musí smlouvy zveřejňovat, zveřejní tuto smlouvu sám.
5. V otázkách ochrany osobních údajů má tato smlouva přednost před podmínkami použití. Přílohy 1 a 2 jsou její součástí.

Příloha 1. Technická a organizační opatření

• Umístění: databáze, soubory a aplikace v EU (Frankfurt, Německo).
• Šifrování: při přenosu pomocí TLS a HSTS; uložená data šifrují naši poskytovatelé hostingu.
• Řízení přístupu: zabezpečení na úrovni řádků (row level security) v databázi určuje, co každá osoba smí číst a měnit. Organizátoři vidí své programy; porotci vidí jen přihlášky, které jim byly přiděleny, a nikdy skrytá pole; uchazeči vidí jen své přihlášky. Tato pravidla se automaticky testují pro každou roli.
• Přihlášení: žádná hesla; jednorázové kódy a osobní odkazy zasílané e-mailem; relace končí po 30 dnech nečinnosti.
• Soubory: neveřejné úložiště, stahování přes odkazy platné 5 minut po kontrole oprávnění, typ souboru ověřený podle obsahu, limit velikosti 25 MB.
• Integrita: hodnocení, rozhodnutí formální kontroly, prohlášení o střetu zájmů a rozhodnutí o výsledcích nelze přepsat; změny se přidávají jako nové záznamy. Protokoly se pečetí hashem SHA-256 a ověřovacím kódem.
• Přístup podpory: jen v zaznamenaných, časově omezených relacích podpory v režimu jen pro čtení, které organizátor vidí.
• Auditní záznam: exporty, stažení protokolů, změny rolí, relace podpory a fakturační události, uchovávané 24 měsíců.
• Výmaz: automaticky, denně, podle doby uchovávání každého programu.
• Zálohy: denní zálohy databáze u našeho poskytovatele hostingu, uchovávané 7 dní.
• Ochrana proti zneužití: limity požadavků s pseudonymními klíči uchovávanými nejvýše 2 dny.
• AI: údaje z programů se nikdy neposílají službám AI.

Příloha 2. Další zpracovatelé

Verze ze dne 27. října 2026.