Cómo redactar las bases de una convocatoria: contenido, plantilla y errores frecuentes

Qué es una convocatoria

La convocatoria es el documento público que fija las reglas de un programa. En los premios se habla de bases del premio; en las ayudas, de convocatoria de ayudas o de convocatoria de proyectos. Los concursos de startups y de emprendedores suelen publicar el mismo contenido como bases del concurso.

La convocatoria obliga al organizador tanto como a los candidatos. Los evaluadores puntúan según ella, la comisión decide conforme a ella y cualquier disputa se resuelve por lo que dice. Mantenga una sola versión como fuente de referencia, como la página web. Todo PDF es una copia de ella.

Qué deben contener las bases de una convocatoria

Una convocatoria completa responde a cualquier pregunta que vaya a plantear un candidato o un evaluador. La tabla recoge las partes y lo que debe decir cada una.

Publique los criterios y cómo se evalúa

Los candidatos presentan mejores candidaturas cuando saben cómo se les va a puntuar. Publique cada criterio con su peso y la escala, por ejemplo, de 1 a 5 por criterio. No añada ni cambie criterios una vez abierta la convocatoria.

Describa la evaluación en unos pocos pasos claros: quién revisa los requisitos, cuántos evaluadores puntúan cada candidatura, si ven el nombre del candidato, cómo se gestionan los conflictos de intereses y quién toma la decisión final. Indique si una preselección pasa a una segunda ronda, como entrevistas o una final de pitches. Indique cómo se resuelven los empates.

Redáctela en un lenguaje claro

El lenguaje claro evita malentendidos. Los candidatos pueden leer la convocatoria con prisa, en el teléfono o en una lengua que no es la suya.

• Una regla por frase. Frases cortas.
• Use «debe» para los requisitos y «puede» para las opciones. Evite «debería» en las reglas.
• Defina un término una vez y use siempre la misma palabra, como «candidato» o «proyecto».
• Escriba los números en cifras: 500 palabras, 3 archivos adjuntos, 10 MB.
• Fije límites de palabras, no de páginas.
• Ponga un ejemplo siempre que una regla pueda leerse de dos maneras.
• Pida a alguien ajeno a su equipo que lea la convocatoria y anote sus preguntas.

Errores que provocan malas candidaturas o reclamaciones

Una regla que falta o que puede leerse de dos maneras invita a las reclamaciones. Revise la convocatoria en busca de estos errores antes de publicarla.

• Una fecha límite sin hora ni zona horaria. Escriba «15 de marzo de 2027, 23:59 CET» (un ejemplo inventado), no «medianoche».
• Requisitos vagos, como «empresas jóvenes». Escriba «constituidas el 1 de enero de 2023 o después».
• Criterios que no se publican o que cambian cuando ya han llegado candidaturas.
• Preguntas del formulario que no se corresponden con los criterios, de modo que los evaluadores no tienen lo que necesitan para puntuar.
• Documentos que se piden pero nunca se evalúan. Cada uno le cuesta tiempo al candidato.
• Condiciones del premio poco claras: cuándo y cómo se paga el dinero y en qué se puede gastar.
• Un PDF y una página web que dicen cosas distintas.
• Ninguna regla para los empates, para cuando hay muy pocas candidaturas o para modificar la convocatoria.

En Juryline, la página de la convocatoria muestra la fecha límite con su zona horaria. Los candidatos reciben una confirmación por correo electrónico al enviar su candidatura.

Convierta la convocatoria en un formulario de candidatura

El formulario es la convocatoria en forma de preguntas. Cada criterio necesita al menos una pregunta que dé a los evaluadores lo que necesitan para puntuarlo. Cada requisito necesita una pregunta o un documento que permita comprobarlo.

Mantenga el formulario breve: pregunte solo lo que necesitan el jurado o la revisión de requisitos. Fije un límite de palabras en cada pregunta abierta e indique los tipos de archivo aceptados. Si la evaluación es anónima, marque los campos que los evaluadores no deben ver, como los nombres y los datos de contacto. Añada un consentimiento para el tratamiento de datos personales que enlace con su aviso de privacidad.

En Juryline, puede pegar el texto de su convocatoria, de hasta unos 30 000 caracteres, al crear un programa. La IA prepara un borrador de las categorías, el formulario, los criterios de evaluación con sus pesos y las fechas que encuentra. Los requisitos que detecta aparecen junto a sus candidaturas para la revisión de requisitos. Usted lo comprueba y edita todo antes de publicar. El texto de la convocatoria se envía a Anthropic (Claude) para el borrador; no se incluye ningún dato de los candidatos.

Plantilla de convocatoria

Copie este esquema y complete cada parte. Los apartados siguen la tabla anterior. Elimine lo que no corresponda.

[Nombre del programa] [año]: bases de la convocatoria

1. Objetivo
Qué apoya el programa y por qué.

2. Quién puede participar
Tipos de candidato. Ámbito territorial. Límites de edad o de fase, si los hay.

3. Requisitos
- Condición 1 (debe cumplirse en la fecha límite)
- Condición 2
- Número de candidaturas por candidato: [número]

4. Plazo
[Fecha], [hora] [zona horaria]. No se aceptan candidaturas fuera de plazo.
Los candidatos pueden editar hasta la fecha límite: [sí / no].

5. Documentación
- Formulario en línea con preguntas sobre [temas], cada una con un límite de palabras
- Archivos adjuntos: [tipo], [formato], [tamaño máximo]

6. Criterios y pesos
- [Criterio 1]: [qué valoran los evaluadores], peso [x]
- [Criterio 2]: [qué valoran los evaluadores], peso [x]
Escala: de 1 a 5 en cada criterio.

7. Cómo se evalúa
- Revisión de requisitos a cargo de [quién]
- [Número] evaluadores independientes por candidatura
- Los evaluadores declaran sus conflictos de intereses
- Los evaluadores no ven: [campos]
- Segunda ronda: [entrevistas / final de pitches / ninguna]
- Empates: [regla]
- Decisión final a cargo de [órgano]

8. Calendario
Apertura: [fecha]. Fecha límite: [fecha]. Resultados: [fecha]. Evento final: [fecha].

9. Premios o financiación
[Importes], [número de ganadores], [gastos subvencionables], [condiciones de pago].

10. Protección de datos
[Organizador] trata los datos de los candidatos para gestionar esta convocatoria. Los evaluadores ven [qué]. Los datos se eliminan [cuándo]. Aviso de privacidad: [enlace].

11. Contacto
[Correo electrónico]. Preguntas hasta el [fecha]. Respuestas publicadas en [enlace].

Preguntas

¿Qué diferencia hay entre una convocatoria de candidaturas y una convocatoria de proyectos?

La estructura es la misma. Una convocatoria de proyectos o de propuestas suele pedir un proyecto con un plan y un presupuesto, como en las convocatorias de subvenciones. La convocatoria de candidaturas es el término más amplio y se usa para premios, becas y concursos.

¿Cuánto tiempo debe estar abierta una convocatoria?

El suficiente para que los candidatos preparen lo que les pide. Como referencia, deje al menos 4 semanas para un formulario breve y de 6 a 8 semanas para una propuesta de subvención con presupuesto.

¿Puedo modificar una convocatoria después de publicarla?

Corrija errores o amplíe el plazo si es necesario. Anuncie cada cambio con su fecha en la página de la convocatoria. No cambie los criterios ni los requisitos una vez que hayan llegado candidaturas.

¿Necesito unas bases del concurso separadas de la convocatoria?

No, si la convocatoria contiene todo lo de la tabla anterior. Si publica los dos documentos, asegúrese de que dicen lo mismo. Indique cuál prevalece si alguna vez difieren.

¿Qué extensión debe tener una convocatoria?

La necesaria para enunciar cada regla una sola vez. Procure que ocupe de 2 a 4 páginas, más el formulario. Lleve el contexto y las explicaciones largas a una página aparte.