Rédiger un appel à candidatures ou un appel à projets : contenu, modèle et erreurs fréquentes

Qu'est-ce qu'un appel à candidatures ?

Un appel à candidatures est le document public qui fixe les règles d'un programme. Pour un prix, on parle souvent d'appel à candidatures ; les financeurs parlent d'appel à projets (AAP) ou d'appel à manifestation d'intérêt (AMI). Pour un concours, le même contenu est souvent publié sous forme de règlement du concours.

L'appel engage l'organisateur autant que les candidats. Les évaluateurs notent en s'y référant, le comité décide en s'y appuyant et tout litige se règle selon ce qu'il dit. Gardez une seule version de référence, par exemple la page web. Chaque PDF n'en est qu'une copie.

Ce que doit contenir un appel

Un appel complet répond à toutes les questions que se poseront un candidat ou un évaluateur. Le tableau liste les rubriques et ce que chacune doit dire.

Publier les critères et le déroulement de l'évaluation

Les candidats rédigent de meilleurs dossiers quand ils savent comment ils seront notés. Publiez chaque critère avec sa pondération et l'échelle, par exemple de 1 à 5 par critère. N'ajoutez ni ne modifiez aucun critère après l'ouverture de l'appel.

Décrivez l'évaluation en quelques étapes simples : qui contrôle la recevabilité, combien d'évaluateurs notent chaque candidature, s'ils voient le nom du candidat, comment les conflits d'intérêts sont gérés et qui prend la décision finale. Précisez si une présélection passe à un second tour, comme des entretiens ou une finale de pitch. Précisez comment les ex aequo sont départagés.

Rédiger dans un langage clair

Un langage clair évite les malentendus. Les candidats lisent parfois l'appel dans l'urgence, sur un téléphone ou dans une langue qui n'est pas la leur.

• Une règle par phrase. Des phrases courtes.
• Employez « doit » pour les obligations et « peut » pour les options. Évitez « devrait » dans les règles.
• Définissez un terme une fois et employez toujours le même mot, par exemple « candidat » ou « projet ».
• Écrivez les nombres en chiffres : 500 mots, 3 pièces jointes, 10 Mo.
• Fixez des limites en nombre de mots, pas en nombre de pages.
• Donnez un exemple partout où une règle pourrait se lire de deux façons.
• Faites lire l'appel par une personne extérieure à votre équipe et notez ses questions.

Les erreurs qui produisent de mauvais dossiers ou des litiges

Une règle absente ou ambiguë ouvre la porte aux litiges. Vérifiez que l'appel évite ces erreurs avant de le publier.

• Une date limite sans heure ni fuseau horaire. Écrivez « 15 mars 2027, 23 h 59 CET » (un exemple inventé), et non « minuit ».
• Des conditions de recevabilité vagues, comme « jeunes entreprises ». Écrivez « immatriculées à partir du 1er janvier 2023 ».
• Des critères non publiés, ou modifiés après l'arrivée des candidatures.
• Des questions du formulaire qui ne correspondent pas aux critères, si bien que les évaluateurs n'ont pas de quoi noter.
• Des documents demandés mais jamais évalués. Chacun coûte du temps aux candidats.
• Des conditions floues pour les prix : quand et comment l'argent est versé, et à quoi il peut servir.
• Un PDF et une page web qui disent des choses différentes.
• Aucune règle pour les ex aequo, pour un nombre de candidatures trop faible ou pour la modification de l'appel.

Dans Juryline, la page de l'appel affiche la date limite avec son fuseau horaire. Les candidats reçoivent une confirmation par e-mail lors de l'envoi.

Transformer l'appel en formulaire de candidature

Le formulaire, c'est l'appel sous forme de questions. Chaque critère a besoin d'au moins une question qui donne aux évaluateurs de quoi le noter. Chaque condition de recevabilité a besoin d'une question ou d'un document qui permet de la vérifier.

Gardez un formulaire court : ne demandez que ce dont le jury ou le contrôle de recevabilité a besoin. Fixez un nombre de mots maximal pour chaque question ouverte et indiquez les types de fichiers acceptés. Si l'évaluation est anonyme, marquez les champs que les évaluateurs ne doivent pas voir, comme les noms et les coordonnées. Ajoutez un consentement au traitement des données personnelles, avec un lien vers votre politique de confidentialité.

Dans Juryline, vous pouvez coller le texte de votre appel, jusqu'à environ 30 000 caractères, en créant un programme. L'IA prépare une première version des catégories, du formulaire, des critères d'évaluation avec leurs pondérations et des dates qu'elle trouve. Les conditions de recevabilité qu'elle repère apparaissent à côté de vos candidatures pour le contrôle de recevabilité. Vous vérifiez et modifiez tout avant de publier. Le texte de l'appel est envoyé à Anthropic (Claude) pour cette première version ; aucune donnée de candidat n'est concernée.

Modèle d'appel à candidatures

Copiez ce plan et remplissez chaque rubrique. Les titres suivent le tableau ci-dessus. Supprimez ce qui ne s'applique pas.

[Nom du programme] [année] : appel à candidatures

1. Objet
Ce que le programme soutient et pourquoi.

2. Qui peut candidater
Types de candidats. Territoire. Limites d'âge ou de stade, le cas échéant.

3. Recevabilité
- Condition 1 (à remplir à la date limite)
- Condition 2
- Nombre de candidatures par candidat : [nombre]

4. Date limite
[Date], [heure] [fuseau horaire]. Les candidatures en retard ne sont pas acceptées.
Les candidats peuvent modifier leur candidature jusqu'à la date limite : [oui / non].

5. Pièces à fournir
- Formulaire en ligne avec des questions sur [thèmes], chacune avec un nombre de mots maximal
- Pièces jointes : [type], [format], [taille maximale]

6. Critères et pondérations
- [Critère 1] : [ce que regardent les évaluateurs], pondération [x]
- [Critère 2] : [ce que regardent les évaluateurs], pondération [x]
Échelle : de 1 à 5 pour chaque critère.

7. Déroulement de l'évaluation
- Contrôle de recevabilité par [qui]
- [Nombre] évaluateurs indépendants par candidature
- Les évaluateurs déclarent leurs conflits d'intérêts
- Les évaluateurs ne voient pas : [champs]
- Second tour : [entretiens / finale de pitch / aucun]
- Ex aequo : [règle]
- Décision finale par [instance]

8. Calendrier
Ouverture le [date]. Date limite le [date]. Résultats le [date]. Événement final le [date].

9. Prix ou financement
[Montants], [nombre de lauréats], [dépenses autorisées], [modalités de versement].

10. Protection des données
[Organisateur] traite les données des candidats pour gérer cet appel. Les évaluateurs voient [quoi]. Les données sont supprimées [quand]. Politique de confidentialité : [lien].

11. Contact
[E-mail]. Questions jusqu'au [date]. Réponses publiées sur [lien].

Questions

Quelle différence entre un appel à candidatures et un appel à projets ?

La structure est la même. Un appel à projets demande en général un projet avec un plan d'action et un budget, comme pour une subvention. L'appel à candidatures est le terme plus large, employé pour les prix, les bourses et les concours.

Combien de temps un appel doit-il rester ouvert ?

Assez longtemps pour que les candidats préparent ce que vous demandez. À titre indicatif, comptez au moins 4 semaines pour un formulaire court et 6 à 8 semaines pour une demande de subvention avec budget.

Peut-on modifier un appel après sa publication ?

Corrigez des erreurs ou prolongez une date limite si c'est indispensable. Annoncez chaque modification, avec sa date, sur la page de l'appel. Ne modifiez ni les critères ni les conditions de recevabilité une fois des candidatures arrivées.

Faut-il un règlement du concours séparé ?

Pas si l'appel contient tout ce qui figure dans le tableau ci-dessus. Si vous publiez les deux, assurez-vous qu'ils disent la même chose. Précisez lequel prévaut s'ils divergent un jour.

Quelle longueur pour un appel à candidatures ?

La longueur nécessaire pour énoncer chaque règle une seule fois. Visez 2 à 4 pages, plus le formulaire. Déplacez le contexte et les longues explications sur une page séparée.