Come scrivere un bando: contenuti, modello ed errori frequenti

Che cos'è un bando

Il bando è il documento pubblico che stabilisce le regole di un programma. Per i premi si parla spesso di regolamento del premio, per i contributi di bando o avviso pubblico, nel mondo delle startup di call for ideas o call for startup. Le competizioni pubblicano spesso gli stessi contenuti sotto forma di regolamento.

Il bando vincola l'organizzatore quanto i candidati. I valutatori assegnano i punteggi in base al bando, la commissione decide secondo il bando e ogni contestazione si risolve in base a ciò che dice. Tenga una sola versione come unica fonte di riferimento, per esempio la pagina web. Ogni PDF ne è una copia.

Che cosa deve contenere un bando

Un bando completo risponde a ogni domanda che un candidato o un valutatore farà. La tabella elenca le parti e che cosa dovrebbe dire ciascuna.

Pubblichi i criteri e come funziona la valutazione

I candidati scrivono candidature migliori quando sanno come verranno valutati. Pubblichi ogni criterio con il suo peso e la scala, per esempio da 1 a 5 per criterio. Non aggiunga né modifichi criteri dopo l'apertura del bando.

Descriva la valutazione in pochi passaggi semplici: chi verifica i requisiti, quanti valutatori valutano ogni candidatura, se vedono il nome del candidato, come vengono gestiti i conflitti di interessi e chi prende la decisione finale. Indichi se una rosa dei candidati passa a una seconda fase, come colloqui o una finale di pitch. Indichi come si risolvono i casi di pari merito.

Lo scriva in un linguaggio semplice

Un linguaggio semplice evita le interpretazioni sbagliate. I candidati possono leggere il bando di fretta, dal telefono o in una seconda lingua.

• Una regola per frase. Frasi brevi.
• Usi «deve» per gli obblighi e «può» per le facoltà. Eviti «dovrebbe» nelle regole.
• Definisca un termine una volta e usi sempre la stessa parola, per esempio «candidato» o «progetto».
• Scriva i numeri in cifre: 500 parole, 3 allegati, 10 MB.
• Fissi limiti di parole, non di pagine.
• Dia un esempio ogni volta che una regola si può leggere in due modi.
• Chieda a qualcuno esterno al Suo team di leggere il bando e di annotare le sue domande.

Errori che portano a candidature deboli o a contestazioni

Una regola che manca o che si può leggere in due modi apre la strada alle contestazioni. Controlli che il bando non contenga questi errori prima di pubblicarlo.

• Una scadenza senza ora e fuso orario. Scriva «15 marzo 2027, ore 23:59 CET» (un esempio inventato), non «mezzanotte».
• Requisiti vaghi, come «aziende giovani». Scriva «costituite dal 1° gennaio 2023 in poi».
• Criteri non pubblicati o modificati dopo l'arrivo delle candidature.
• Domande del modulo che non corrispondono ai criteri, così ai valutatori manca ciò che serve per valutare.
• Documenti richiesti ma mai valutati. Ognuno costa tempo ai candidati.
• Condizioni poco chiare sui premi: quando e come viene pagato il denaro e per che cosa si può spendere.
• Un PDF e una pagina web che dicono cose diverse.
• Nessuna regola per i casi di pari merito, per un numero troppo basso di candidature o per le modifiche al bando.

In Juryline la pagina del bando mostra la scadenza con il suo fuso orario. I candidati ricevono una conferma via e-mail quando inviano la candidatura.

Trasformi il bando in un modulo di candidatura

Il modulo è il bando in forma di domande. Ogni criterio ha bisogno di almeno una domanda che dia ai valutatori ciò che serve per valutarlo. Ogni requisito di ammissibilità ha bisogno di una domanda o di un documento che permetta di verificarlo.

Tenga il modulo breve: chieda solo ciò che serve alla giuria o alla verifica dei requisiti. Fissi un limite di parole per ogni domanda aperta e indichi i tipi di file accettati. Se la valutazione è anonima, segni i campi che i valutatori non devono vedere, come nomi e dati di contatto. Aggiunga un consenso al trattamento dei dati personali con un link alla Sua informativa sulla privacy.

In Juryline, quando crea un programma, può incollare il testo del bando, fino a circa 30.000 caratteri. L'IA ne ricava una bozza con le categorie, il modulo, i criteri di valutazione con i loro pesi e le date che trova nel testo. I requisiti di ammissibilità che trova compaiono accanto alle candidature per la verifica dei requisiti. Lei controlla e modifica tutto prima della pubblicazione. Il testo del bando viene inviato ad Anthropic (Claude) per la bozza; non vengono coinvolti dati dei candidati.

Modello di bando

Copi questo schema e compili ogni parte. I titoli seguono la tabella qui sopra. Tolga ciò che non serve.

[Nome del programma] [anno]: bando per la presentazione delle candidature

1. Finalità
Che cosa sostiene il programma e perché.

2. Chi può candidarsi
Tipi di candidati. Area geografica. Eventuali limiti di età o di stadio.

3. Requisiti di ammissibilità
- Condizione 1 (da soddisfare alla scadenza)
- Condizione 2
- Numero di candidature per candidato: [numero]

4. Scadenza
[Data], ore [ora] [fuso orario]. Le candidature in ritardo non sono accettate.
I candidati possono modificare la candidatura fino alla scadenza: [sì / no].

5. Che cosa presentare
- Modulo online con domande su [temi], ciascuna con un limite di parole
- Allegati: [tipo], [formato], [dimensione massima]

6. Criteri e pesi
- [Criterio 1]: [che cosa guardano i valutatori], peso [x]
- [Criterio 2]: [che cosa guardano i valutatori], peso [x]
Scala: da 1 a 5 per ogni criterio.

7. Come funziona la valutazione
- Verifica dei requisiti a cura di [chi]
- [Numero] valutatori indipendenti per candidatura
- I valutatori dichiarano i conflitti di interessi
- I valutatori non vedono: [campi]
- Seconda fase: [colloqui / finale di pitch / nessuna]
- Pari merito: [regola]
- Decisione finale a cura di [organo]

8. Calendario
Apertura [data]. Scadenza [data]. Risultati [data]. Evento finale [data].

9. Premi o contributi
[Importi], [numero di vincitori], [spese ammissibili], [modalità di pagamento].

10. Protezione dei dati
[Organizzatore] tratta i dati dei candidati per gestire questo bando. I valutatori vedono [che cosa]. I dati vengono cancellati [quando]. Informativa sulla privacy: [link].

11. Contatti
[E-mail]. Domande fino al [data]. Risposte pubblicate su [link].

Domande

Che differenza c'è tra un bando e un invito a presentare proposte?

La struttura è la stessa. Un invito a presentare proposte (call for proposals) di solito chiede un progetto con un piano e un budget, come nei bandi di finanziamento. Bando è il termine più ampio, usato anche per premi, borse di studio e competizioni.

Per quanto tempo dovrebbe restare aperto un bando?

Abbastanza perché i candidati preparino ciò che chiede. Come riferimento, preveda almeno 4 settimane per un modulo breve e da 6 a 8 settimane per una proposta progettuale con budget.

Posso modificare un bando dopo la pubblicazione?

Corregga gli errori o proroghi la scadenza se è necessario. Annunci ogni modifica con la sua data sulla pagina del bando. Non modifichi i criteri né i requisiti di ammissibilità una volta arrivate le candidature.

Serve un regolamento separato?

No, se il bando contiene tutto ciò che è nella tabella qui sopra. Se pubblica entrambi, si assicuri che dicano la stessa cosa. Indichi quale dei due prevale nel caso in cui dovessero differire.

Quanto dovrebbe essere lungo un bando?

Quanto basta per indicare ogni regola una volta. Punti a una lunghezza da 2 a 4 pagine più il modulo. Sposti il contesto e le spiegazioni lunghe in una pagina separata.