Ausschreibung für Preise und Förderprogramme schreiben: Inhalte, Vorlage und häufige Fehler

Was eine Ausschreibung ist

Die Ausschreibung eines Preises, Stipendiums oder Förderprogramms ist das öffentliche Dokument, das die Regeln des Programms festlegt. Bei Preisen heißt sie auch Auslobung oder Call for Entries, bei Förderern Förderaufruf, Projektaufruf oder Call for Proposals. Wettbewerbe veröffentlichen denselben Inhalt oft als Teilnahmebedingungen.

Die Ausschreibung bindet den Veranstalter ebenso wie die Bewerbenden. Die Gutachtenden bewerten danach, das Gremium entscheidet danach, und jeder Streit wird anhand ihres Wortlauts entschieden. Führen Sie eine Fassung als einzige verbindliche Quelle, etwa die Webseite. Jedes PDF ist eine Kopie davon.

Was eine Ausschreibung enthalten muss

Eine vollständige Ausschreibung beantwortet jede Frage, die Bewerbende oder Gutachtende stellen werden. Die Tabelle zeigt die Bestandteile und was jeweils hineingehört.

Kriterien und Bewertungsablauf veröffentlichen

Bewerbende schreiben bessere Bewerbungen, wenn sie wissen, wie sie bewertet werden. Veröffentlichen Sie jedes Kriterium mit seiner Gewichtung und der Skala, zum Beispiel 1 bis 5 pro Kriterium. Fügen Sie nach dem Start der Ausschreibung keine Kriterien hinzu und ändern Sie keine.

Beschreiben Sie die Bewertung in wenigen klaren Schritten: wer die Teilnahmevoraussetzungen prüft, wie viele Gutachtende jede Bewerbung bewerten, ob sie den Namen der Bewerbenden sehen, wie mit Interessenkonflikten umgegangen wird und wer endgültig entscheidet. Sagen Sie, ob eine Shortlist in eine zweite Runde kommt, etwa Interviews oder ein Pitch-Finale. Sagen Sie, wie Gleichstände entschieden werden.

In klarer Sprache schreiben

Klare Sprache verhindert Missverständnisse. Bewerbende lesen die Ausschreibung vielleicht in Eile, auf dem Smartphone oder in einer Fremdsprache.

• Eine Regel pro Satz. Kurze Sätze.
• Schreiben Sie „muss“ für Pflichten und „kann“ für Möglichkeiten. Vermeiden Sie „sollte“ in Regeln.
• Definieren Sie einen Begriff einmal und verwenden Sie immer dasselbe Wort, etwa „Bewerbende“ oder „Projekt“.
• Schreiben Sie Zahlen als Ziffern: 500 Wörter, 3 Anhänge, 10 MB.
• Setzen Sie Wortgrenzen, keine Seitengrenzen.
• Geben Sie ein Beispiel, wo immer eine Regel zwei Lesarten zulässt.
• Lassen Sie jemanden außerhalb Ihres Teams die Ausschreibung lesen und alle Fragen notieren, die dabei aufkommen.

Fehler, die zu schwachen Bewerbungen oder Streit führen

Eine fehlende oder mehrdeutige Regel lädt zum Streit ein. Prüfen Sie die Ausschreibung vor der Veröffentlichung auf diese Fehler.

• Eine Frist ohne Uhrzeit und Zeitzone. Schreiben Sie „15. März 2027, 23:59 Uhr MEZ“ (ein erfundenes Beispiel), nicht „Mitternacht“.
• Unklare Teilnahmevoraussetzungen wie „junge Unternehmen“. Schreiben Sie „eingetragen am oder nach dem 1. Januar 2023“.
• Kriterien, die nicht veröffentlicht sind oder sich nach Eingang der Bewerbungen ändern.
• Formularfragen, die nicht zu den Kriterien passen, sodass den Gutachtenden fehlt, was sie zur Bewertung brauchen.
• Unterlagen, die Sie anfordern, aber nie bewerten. Jede kostet die Bewerbenden Zeit.
• Unklare Bedingungen für Preise: wann und wie das Geld ausgezahlt wird und wofür es verwendet werden darf.
• Ein PDF und eine Webseite, die Unterschiedliches sagen.
• Keine Regel für Gleichstände, für zu wenige Bewerbungen oder für Änderungen der Ausschreibung.

In Juryline zeigt die Ausschreibungsseite die Frist mit Zeitzone. Bewerbende erhalten beim Einreichen eine Bestätigung per E-Mail.

Aus der Ausschreibung ein Bewerbungsformular machen

Das Formular ist die Ausschreibung in Frageform. Jedes Kriterium braucht mindestens eine Frage, die den Gutachtenden liefert, was sie zur Bewertung brauchen. Jede Teilnahmevoraussetzung braucht eine Frage oder ein Dokument, mit dem Sie sie prüfen können.

Halten Sie das Formular kurz: Fragen Sie nur, was die Jury oder die Vorprüfung braucht. Setzen Sie bei jeder offenen Frage eine Wortgrenze und nennen Sie die erlaubten Dateitypen. Markieren Sie die Felder, die Gutachtende nicht sehen sollen, etwa Namen und Kontaktdaten, wenn anonym bewertet wird. Fügen Sie eine Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten hinzu, die auf Ihre Datenschutzerklärung verlinkt.

In Juryline können Sie beim Anlegen eines Programms Ihren Ausschreibungstext einfügen, bis etwa 30.000 Zeichen. Eine KI entwirft daraus Kategorien, Formular, Bewertungskriterien mit Gewichtung und die Termine, die sie findet. Die gefundenen Teilnahmevoraussetzungen erscheinen bei der Vorprüfung neben Ihren Bewerbungen. Sie prüfen und bearbeiten alles vor der Veröffentlichung. Der Ausschreibungstext geht für den Entwurf an Anthropic (Claude); Daten von Bewerbenden sind nicht beteiligt.

Vorlage: Gliederung einer Ausschreibung

Kopieren Sie diese Gliederung und füllen Sie jeden Teil aus. Die Überschriften folgen der Tabelle oben. Streichen Sie, was nicht zutrifft.

[Name des Programms] [Jahr]: Ausschreibung

1. Zweck
Was das Programm fördert und warum.

2. Wer sich bewerben kann
Art der Bewerbenden. Region. Alters- oder Phasengrenzen, falls vorhanden.

3. Teilnahmevoraussetzungen
- Bedingung 1 (muss zum Fristende erfüllt sein)
- Bedingung 2
- Anzahl der Bewerbungen pro Person oder Organisation: [Anzahl]

4. Frist
[Datum], [Uhrzeit] [Zeitzone]. Verspätete Bewerbungen werden nicht angenommen.
Bewerbende können ihre Bewerbung bis zur Frist bearbeiten: [ja / nein].

5. Einzureichende Unterlagen
- Online-Formular mit Fragen zu [Themen], jeweils mit Wortgrenze
- Anhänge: [Art], [Format], [maximale Größe]

6. Kriterien und Gewichtung
- [Kriterium 1]: [worauf die Gutachtenden achten], Gewicht [x]
- [Kriterium 2]: [worauf die Gutachtenden achten], Gewicht [x]
Skala: 1 bis 5 für jedes Kriterium.

7. Ablauf der Bewertung
- Prüfung der Teilnahmevoraussetzungen durch [wen]
- [Anzahl] unabhängige Gutachtende pro Bewerbung
- Gutachtende erklären Interessenkonflikte
- Gutachtende sehen nicht: [Felder]
- Zweite Runde: [Interviews / Pitch-Finale / keine]
- Gleichstände: [Regel]
- Endgültige Entscheidung durch [Gremium]

8. Zeitplan
Start [Datum]. Frist [Datum]. Ergebnisse [Datum]. Abschlussveranstaltung [Datum].

9. Preise oder Fördermittel
[Beträge], [Zahl der Gewinner], [förderfähige Kosten], [Zahlungsbedingungen].

10. Datenschutz
[Veranstalter] verarbeitet die Daten der Bewerbenden zur Durchführung dieser Ausschreibung. Die Gutachtenden sehen [was]. Die Daten werden [wann] gelöscht. Datenschutzerklärung: [Link].

11. Kontakt
[E-Mail]. Fragen bis [Datum]. Antworten veröffentlicht unter [Link].

Fragen

Was ist der Unterschied zwischen einer Ausschreibung und einem Förderaufruf?

Der Aufbau ist derselbe. Ein Förderaufruf (Call for Proposals) verlangt meist ein Projekt mit Plan und Budget, wie bei Förderprogrammen. Ausschreibung ist der weitere Begriff und wird für Preise, Stipendien und Wettbewerbe verwendet.

Wie lange sollte eine Ausschreibung offen sein?

Lange genug, damit Bewerbende vorbereiten können, was Sie verlangen. Als Richtwert: mindestens 4 Wochen für ein kurzes Formular und 6 bis 8 Wochen für einen Förderantrag mit Budget.

Kann ich eine Ausschreibung nach der Veröffentlichung ändern?

Korrigieren Sie Fehler oder verlängern Sie eine Frist, wenn es sein muss. Kündigen Sie jede Änderung mit Datum auf der Ausschreibungsseite an. Ändern Sie Kriterien und Teilnahmevoraussetzungen nicht mehr, sobald Bewerbungen eingegangen sind.

Brauche ich zusätzlich eigene Teilnahmebedingungen?

Nicht, wenn die Ausschreibung alles aus der Tabelle oben enthält. Wenn Sie beides veröffentlichen, achten Sie darauf, dass beide dasselbe sagen. Legen Sie fest, welches Dokument gilt, falls sie je voneinander abweichen.

Wie lang sollte eine Ausschreibung sein?

So lang, wie es braucht, um jede Regel einmal zu nennen. Peilen Sie 2 bis 4 Seiten plus Formular an. Verschieben Sie Hintergrund und lange Erklärungen auf eine eigene Seite.