Ako férovo hodnotiť žiadosti o grant a dotáciu: postup krok za krokom

Hodnotenie žiadostí o grant v siedmich krokoch

Postup hodnotenia premení podané žiadosti o grant alebo dotáciu na rozhodnutia o podpore, ktoré viete vysvetliť. Férový postup uplatňuje na každého žiadateľa rovnaké pravidlá, zachováva nezávislosť hodnotiteľov a zanecháva písomný záznam. Kroky opíšte vo výzve, aby žiadatelia vedeli, ako ich budú hodnotiť.

1. Formálna kontrola: posúdenie podmienok s dôvodom pri každom vyradení.
2. Pridelenie: aspoň dvaja nezávislí hodnotitelia na žiadosť, s rovnomernou záťažou.
3. Anonymné hodnotenie: skryte totožnosť žiadateľa tam, kde ju kritériá nepotrebujú.
4. Bodovanie: každý hodnotiteľ hodnotí sám podľa zverejnených kritérií.
5. Rozdiely: veľké rozdiely medzi hodnotiteľmi riešte podľa jedného pravidla.
6. Zasadnutie komisie: dohodnite sa na rozhodnutiach, východiskom je poradie.
7. Záznam o rozhodnutí a spätná väzba: zapíšte, čo sa rozhodlo a prečo. Výsledok oznámte každému žiadateľovi.

1. krok: skontrolujte podmienky skôr, ako ktokoľvek začne hodnotiť

Formálna kontrola posudzuje, či žiadosť spĺňa pravidlá výzvy, nie či je dobrá. Bežne sa kontroluje typ žiadateľa, termín, požadovaná suma, počet žiadostí na žiadateľa a povinné prílohy.

Pri každej žiadosti, ktorá podmienky nespĺňa, zaznamenajte dôvod slovami pravidla, ktoré porušuje. Hraničné prípady nechajte skontrolovať druhého človeka. Ak môžu žiadatelia chýbajúci dokument doplniť neskôr, napríklad do 5 pracovných dní, uveďte to vo výzve.

V Juryline označíte každú žiadosť ako spĺňajúcu podmienky, nespĺňajúcu podmienky alebo duplicitnú a pridáte dôvod. Dôvod zostane v histórii žiadosti a žiadateľ ho neuvidí. Do prvého kola hodnotenia idú len žiadosti, ktoré podmienky spĺňajú.

2. krok: rovnomerne prideľte nezávislých hodnotiteľov

Dvaja hodnotitelia na žiadosť sú rozumné minimum. Jeden názor nie je posúdenie, dva ukážu, kde sa úsudky líšia. Pri veľkých grantoch použite troch.

Prácu rozdeľte rovnomerne. Pri 120 žiadostiach, ktoré spĺňajú podmienky, 2 hodnotiteľoch na žiadosť a 8 hodnotiteľoch prečíta každý hodnotiteľ 30 žiadostí. Dvojice miešajte, aby žiadni dvaja hodnotitelia nehodnotili stále tie isté žiadosti. Vďaka zmiešaným dvojiciam vidno prísnych aj miernych hodnotiteľov.

Každý hodnotiteľ ohlási konflikty záujmov skôr, ako si čokoľvek prečíta. Žiadosť s konfliktom dostane iný hodnotiteľ.

V Juryline zvolíte pevný počet hodnotiteľov na žiadosť a Juryline žiadosti rozdelí rovnomerne tak, aby boli dvojice zmiešané. Losovanie používa zaznamenaný kľúč losovania, takže rovnaký vstup dá vždy rovnaké pridelenie. Žiadosť s konfliktom automaticky prejde k inému hodnotiteľovi.

3. krok: anonymné hodnotenie tam, kde dáva zmysel

Anonymné hodnotenie znamená, že hodnotitelia nevidia, kto je žiadateľ. Znižuje váhu reputácie, mien a osobných väzieb v hodnotení.

Dáva zmysel, keď sa kritériá týkajú projektu: myšlienky, plánu, rozpočtu a očakávaných výsledkov. Keď je kritériom doterajšia činnosť alebo kapacita žiadateľa, hodnotitelia musia vedieť, kto žiada. Aj vtedy skryte, čo kritériá nepotrebujú, napríklad kontaktné údaje a IČO.

V Juryline zostanú polia, ktoré označíte ako skryté, pred hodnotiteľmi skryté v každej žiadosti vrátane už odoslaných. Šablóna pre granty predvolene skrýva kontaktné údaje a IČO.

4. krok: hodnoťte podľa zverejnených kritérií

Hodnotitelia hodnotia podľa kritérií a váh zverejnených vo výzve, nie podľa vlastných. Stupnica 1 až 5 pri každom kritériu s krátkym popisom toho, čo znamená 1, 3 a 5, dáva všetkým rovnaké meradlo.

Každý hodnotiteľ hodnotí sám, bez toho, aby videl ostatné hodnotenia. Krátke písomné zdôvodnenie pomôže na zasadnutí komisie a stane sa základom spätnej väzby. Hodnotiteľ, ktorému pri niektorej žiadosti chýba odbornosť, to povie namiesto toho, aby hádal.

V Juryline má každé kritérium stupnicu a popisy toho, čo body znamenajú. Váhy prepočítajú body každého hodnotiteľa na súčet zo 100. Hodnotiteľ, ktorý žiadosť nedokáže posúdiť, sa môže hodnotenia zdržať a uviesť dôvod.

5. krok: vyriešte veľké rozdiely medzi hodnotiteľmi

Veľký rozdiel medzi dvoma hodnotiteľmi je signál: jeden z nich čítal žiadosť alebo kritérium inak. Vopred určte, čo je veľký rozdiel, napríklad 20 a viac bodov zo 100. Za veľký rozdiel sa považuje aj to, keď jeden hodnotiteľ odporúča podporu a druhý nie.

Veľký rozdiel nezahlaďte potichu priemerom. Zvoľte jedno pravidlo a uplatnite ho v každom prípade:

• Tretí hodnotiteľ ohodnotí žiadosť nezávisle. Počítajú sa všetky tri hodnotenia.
• Obaja hodnotitelia žiadosť prediskutujú a môžu zmeniť svoje hodnotenie s písomným zdôvodnením.
• Žiadosť prerokuje komisia na svojom zasadnutí.

V Juryline výsledky ukazujú pri každej žiadosti vedľa priemeru aj rozdiel medzi hodnotiteľmi. Normalizované poradie vyrovná hodnotiteľov, ktorí hodnotia prísnejšie alebo štedrejšie ako ostatní. K jednej žiadosti môžete ručne pridať tretieho hodnotiteľa.

6. krok: rozhodnite na zasadnutí komisie

Na zasadnutí komisie sa z poradia stanú rozhodnutia. Zvolajte ho až po uzavretí hodnotenia, aby sa počas diskusie žiadne hodnotenie nezmenilo. Predseda stráži čas a zapisuje rozhodnutia.

1. Predseda potvrdí ohlásené konflikty. Člen s konfliktom odíde z diskusie o danej žiadosti.
2. Komisia prejde poradie a dostupný rozpočet.
3. Prediskutuje žiadosti blízko hranice podpory a žiadosti s veľkými rozdielmi.
4. Dohodne sa na rozhodnutiach: podporiť, podporiť so zníženým rozpočtom, zaradiť na rezervný zoznam alebo zamietnuť.
5. Každú odchýlku od poradia zaznamená s dôvodom.

7. krok: zaznamenajte rozhodnutie a dajte spätnú väzbu

Záznam o rozhodnutí ukazuje, ako vzniklo každé rozhodnutie: pravidlá, hodnotitelia, ohlásené konflikty, hodnotenia, poradie, rozhodnutia a dôvody každej odchýlky od poradia. Uložte ho k dokumentom programu pre správnu radu alebo donora.

Výsledok dostane každý žiadateľ vrátane tých, ktorí nesplnili podmienky. Užitočná spätná väzba sleduje kritériá: čo bolo silné, čo slabé a čo by žiadosť posilnilo. Hodnotiteľov nemenuje.

Pred otvorením výzvy
[ ] Podmienky sú napísané tak, aby ich mohol overiť ktokoľvek
[ ] Kritériá, váhy a stupnica sú zverejnené vo výzve
[ ] Počet hodnotiteľov na žiadosť je určený (aspoň 2)
[ ] Pravidlo pre veľké rozdiely je určené

Formálna kontrola a hodnotenie
[ ] Pri každej žiadosti, ktorá nesplnila podmienky, je zaznamenaný dôvod
[ ] Konflikty záujmov boli ohlásené pred čítaním
[ ] Záťaž je rovnomerná a dvojice zmiešané
[ ] Veľké rozdiely sú vyriešené podľa dohodnutého pravidla

Zasadnutie komisie
[ ] Hodnotenie bolo uzavreté pred zasadnutím
[ ] Členovia s konfliktom odišli z príslušných diskusií
[ ] Odchýlky od poradia sú zaznamenané s dôvodmi

Po rozhodnutí
[ ] Záznam o rozhodnutí je uložený
[ ] Výsledok a spätná väzba boli poslané každému žiadateľovi

V Juryline uzamknete kolo a vytvoríte protokol poroty v PDF. Obsahuje nastavenia, pridelenie a jeho kľúč losovania, ohlásené konflikty, každé hodnotenie s komentármi aj rozhodnutia. Je zapečatený overovacím kódom, ktorý si môže overiť ktokoľvek. Ak povolíte spätnú väzbu, žiadatelia si ju prečítajú vo svojom konte bez mien hodnotiteľov.

Otázky

Koľko hodnotiteľov má hodnotiť každú žiadosť o grant?

Aspoň dvaja. Dve nezávislé hodnotenia ukážu, kde sa úsudky líšia. Pri veľkých grantoch alebo výraznom nesúhlase pridajte tretieho.

Majú hodnotitelia vidieť, kto žiada o grant?

Len ak to kritériá vyžadujú. Keď sa kritériá týkajú projektu, skryte mená a kontaktné údaje. Keď je kritériom kapacita, ukážte, kto žiada, no kontaktné údaje nechajte skryté.

Čo je veľký rozdiel medzi hodnotiteľmi?

Hranicu určte pred začiatkom hodnotenia. Prakticky použiteľná je hranica 20 a viac bodov zo 100. Každý taký prípad riešte podľa rovnakého pravidla.

Je poradie konečným rozhodnutím?

Nie. Poradie je pre komisiu východiskom. Komisia sa od neho môže odchýliť, napríklad aby dodržala rozpočet, ale zaznamená dôvod.

Čo má obsahovať spätná väzba pre neúspešných žiadateľov?

Výsledok a dva či tri body o tom, čo bolo silné alebo slabé, v súlade s kritériami. Hodnotitelia zostávajú anonymní a tón je vecný.