Förderanträge fair bewerten: Schritt für Schritt

Förderanträge begutachten in sieben Schritten

Ein Begutachtungsverfahren macht aus eingereichten Förderanträgen Förderentscheidungen, die Sie erklären können. Ein faires Verfahren wendet auf alle Antragstellenden dieselben Regeln an, hält die Gutachterinnen und Gutachter unabhängig und hinterlässt eine schriftliche Dokumentation. Beschreiben Sie die Schritte in der Ausschreibung, damit die Antragstellenden wissen, wie sie bewertet werden.

1. Zulässigkeitsprüfung: formale Vorprüfung mit einer Begründung für jede Ablehnung.
2. Zuteilung: mindestens zwei unabhängige Gutachtende pro Antrag, bei gleichmäßiger Arbeitslast.
3. Anonyme Bewertung: die Identität der Antragstellenden verbergen, wo die Kriterien sie nicht brauchen.
4. Bewertung: Alle Gutachtenden bewerten allein nach den veröffentlichten Kriterien.
5. Unterschiede: große Unterschiede zwischen Gutachtenden nach einer festen Regel klären.
6. Gremiensitzung: die Entscheidungen ausgehend von der Rangliste treffen.
7. Entscheidungsprotokoll und Feedback: festhalten, was entschieden wurde und warum. Allen Antragstellenden das Ergebnis mitteilen.

Schritt 1: Zulässigkeit prüfen, bevor jemand bewertet

Die Zulässigkeitsprüfung ist eine formale Vorprüfung. Sie fragt, ob der Antrag die Regeln der Ausschreibung erfüllt, nicht, ob er gut ist. Typische Prüfpunkte sind die Art der Antragstellenden, die Frist, die beantragte Summe, die Zahl der Anträge pro antragstellender Person oder Organisation und die geforderten Anlagen.

Halten Sie für jeden Antrag, den Sie als nicht zulässig markieren, eine Begründung fest, in den Worten der verletzten Regel. Lassen Sie Grenzfälle von einer zweiten Person prüfen. Dürfen Antragstellende ein fehlendes Dokument nachreichen, etwa innerhalb von 5 Arbeitstagen, schreiben Sie das in die Ausschreibung.

In Juryline markieren Sie jeden Antrag als zulässig, nicht zulässig oder doppelt und fügen eine Begründung hinzu. Die Begründung bleibt im Verlauf des Antrags und wird den Antragstellenden nicht angezeigt. Nur zulässige Anträge gehen in die erste Jury-Runde.

Schritt 2: unabhängige Gutachtende gleichmäßig zuteilen

Zwei Gutachtende pro Antrag sind ein solides Minimum. Eine einzelne Meinung ist keine Begutachtung, zwei zeigen, wo die Urteile auseinandergehen. Nehmen Sie bei großen Förderungen drei.

Verteilen Sie die Arbeit gleichmäßig. Bei 120 zulässigen Anträgen, 2 Gutachtenden pro Antrag und 8 Gutachtenden insgesamt liest jede Person 30 Anträge. Mischen Sie die Paare, damit nicht zwei Gutachtende immer dieselben Anträge bewerten. Gemischte Paare machen strenge und milde Gutachtende sichtbar.

Alle Gutachtenden erklären Interessenkonflikte, bevor sie etwas lesen. Ein Antrag mit Interessenkonflikt geht an eine andere Person.

In Juryline legen Sie eine feste Anzahl Jurymitglieder pro Antrag fest, und Juryline verteilt die Anträge gleichmäßig und hält die Paare gemischt. Die Auslosung nutzt einen protokollierten Seed, daher führt dieselbe Eingabe immer zur selben Zuteilung. Ein Antrag mit Interessenkonflikt geht automatisch an ein anderes Jurymitglied.

Schritt 3: anonym bewerten, wo es sinnvoll ist

Anonyme Bewertung bedeutet, dass die Gutachtenden nicht sehen, wer den Antrag stellt. Das verringert den Einfluss von Ruf, Namen und persönlichen Verbindungen auf die Bewertung.

Sie ist sinnvoll, wenn sich die Kriterien auf das Projekt beziehen: die Idee, die Planung, das Budget und die erwarteten Ergebnisse. Sind die bisherige Erfahrung oder die Umsetzungsfähigkeit der Antragstellenden ein Kriterium, müssen die Gutachtenden wissen, wer den Antrag stellt. Auch dann verbergen Sie, was die Kriterien nicht brauchen, etwa Kontaktdaten und Registernummern.

In Juryline bleiben Felder, die Sie als verborgen markieren, bei jedem Antrag für die Jury verborgen, auch bei bereits eingereichten. Die Vorlage für Förderprogramme verbirgt Kontaktdaten und Registernummer standardmäßig.

Schritt 4: nach den veröffentlichten Kriterien bewerten

Die Gutachtenden bewerten nach den Kriterien und Gewichten, die in der Ausschreibung veröffentlicht sind, nicht nach eigenen. Eine Skala von 1 bis 5 pro Kriterium, mit einer kurzen Beschreibung, was 1, 3 und 5 bedeuten, gibt allen denselben Maßstab.

Jede Person bewertet allein, ohne die anderen Bewertungen zu sehen. Eine kurze schriftliche Begründung hilft in der Gremiensitzung und wird zur Grundlage des Feedbacks. Wem die Fachkenntnis für einen Antrag fehlt, sagt das, statt zu raten.

In Juryline hat jedes Kriterium eine Skala und Beschreibungen, was die Punkte bedeuten. Die Gewichte machen aus den Punkten jedes Jurymitglieds eine Gesamtpunktzahl von 0 bis 100. Ein Jurymitglied, das einen Antrag nicht beurteilen kann, kann sich mit Begründung enthalten.

Schritt 5: große Unterschiede zwischen Gutachtenden klären

Ein großer Unterschied zwischen zwei Gutachtenden ist ein Signal: Eine der beiden Personen hat den Antrag oder ein Kriterium anders gelesen. Legen Sie vorab fest, was als groß gilt, zum Beispiel ein Unterschied von 20 oder mehr Punkten bei einer Gesamtpunktzahl von 100. Auch wenn eine Person die Förderung empfiehlt und die andere nicht, gilt das als großer Unterschied.

Mitteln Sie einen großen Unterschied nicht unbemerkt weg. Wählen Sie eine Regel und wenden Sie sie auf jeden Fall an:

• Eine dritte Person bewertet den Antrag unabhängig. Alle drei Bewertungen zählen.
• Die beiden Gutachtenden besprechen den Antrag und können ihre Punkte mit schriftlicher Begründung ändern.
• Das Gremium bespricht den Antrag in seiner Sitzung.

In Juryline zeigen die Ergebnisse für jeden Antrag den Unterschied zwischen den Jurymitgliedern neben dem Durchschnitt. Eine normalisierte Rangliste gleicht Jurymitglieder aus, die strenger oder großzügiger bewerten als die übrigen. Einem einzelnen Antrag können Sie von Hand ein drittes Jurymitglied zuteilen.

Schritt 6: in der Gremiensitzung entscheiden

In der Gremiensitzung wird aus der Rangliste eine Entscheidung. Halten Sie sie ab, nachdem die Bewertung geschlossen ist, damit sich während der Diskussion keine Punkte ändern. Der Vorsitz achtet auf die Zeit und hält die Entscheidungen fest.

1. Der Vorsitz bestätigt die erklärten Interessenkonflikte. Ein befangenes Mitglied verlässt die Diskussion über den betreffenden Antrag.
2. Das Gremium prüft die Rangliste und das verfügbare Budget.
3. Es bespricht die Anträge nahe der Förderlinie und die mit großen Unterschieden.
4. Es trifft die Entscheidungen: fördern, mit gekürztem Budget fördern, auf die Nachrückliste setzen oder ablehnen.
5. Es dokumentiert jede Abweichung von der Rangliste mit Begründung.

Schritt 7: Entscheidung dokumentieren und Feedback geben

Das Entscheidungsprotokoll zeigt, wie jede Entscheidung zustande kam: die Regeln, die Gutachtenden, die erklärten Interessenkonflikte, die Punkte, die Rangliste, die Entscheidungen und die Gründe für jede Abweichung von der Rangliste. Bewahren Sie es bei den Unterlagen des Programms für Ihren Vorstand oder Ihren Geldgeber auf.

Alle Antragstellenden erhalten das Ergebnis, auch die, deren Antrag nicht zulässig war. Hilfreiches Feedback folgt den Kriterien: was stark war, was schwach war und was den Antrag stärker machen würde. Es nennt keine Gutachtenden.

Bevor die Ausschreibung öffnet
[ ] Zulässigkeitsregeln als Bedingungen formuliert, die jeder prüfen kann
[ ] Kriterien, Gewichte und Skala in der Ausschreibung veröffentlicht
[ ] Zahl der Gutachtenden pro Antrag festgelegt (mindestens 2)
[ ] Regel für große Unterschiede festgelegt

Vorprüfung und Begutachtung
[ ] Begründung für jeden nicht zulässigen Antrag dokumentiert
[ ] Interessenkonflikte vor dem Lesen erklärt
[ ] Arbeitslast gleichmäßig verteilt und Paare gemischt
[ ] Große Unterschiede nach der vereinbarten Regel geklärt

Gremiensitzung
[ ] Bewertung vor der Sitzung geschlossen
[ ] Befangene Mitglieder haben die betreffenden Diskussionen verlassen
[ ] Abweichungen von der Rangliste mit Begründung dokumentiert

Nach der Entscheidung
[ ] Entscheidungsprotokoll abgelegt
[ ] Ergebnis und Feedback an alle Antragstellenden verschickt

In Juryline sperren Sie die Runde und erstellen ein Juryprotokoll als PDF. Es enthält die Einstellungen, die Zuteilung mit ihrem Seed, die erklärten Interessenkonflikte, jede Bewertung mit Kommentaren und die Entscheidungen, versiegelt mit einem Prüfcode, den jeder prüfen kann. Wenn Sie Feedback zulassen, lesen die Antragstellenden es in ihrem Konto, ohne die Namen der Jurymitglieder.

Fragen

Wie viele Gutachtende sollten jeden Förderantrag bewerten?

Mindestens zwei. Zwei unabhängige Bewertungen zeigen, wo die Urteile auseinandergehen. Bei großen Förderungen oder starker Uneinigkeit kommt eine dritte Person hinzu.

Sollten Gutachtende sehen, wer den Antrag stellt?

Nur wenn die Kriterien es erfordern. Beziehen sich die Kriterien auf das Projekt, verbergen Sie Namen und Kontaktdaten. Ist die Umsetzungsfähigkeit ein Kriterium, zeigen Sie, wer den Antrag stellt, verbergen aber weiterhin die Kontaktdaten.

Was gilt als großer Unterschied zwischen Gutachtenden?

Legen Sie die Schwelle vor Beginn der Bewertung fest. Praktikabel sind 20 oder mehr Punkte bei einer Gesamtpunktzahl von 100. Klären Sie jeden solchen Fall nach derselben Regel.

Ist die Rangliste die endgültige Entscheidung?

Nein. Die Rangliste ist der Ausgangspunkt des Gremiums. Das Gremium kann davon abweichen, etwa um im Budget zu bleiben, dokumentiert aber die Begründung.

Was sollte das Feedback an abgelehnte Antragstellende enthalten?

Das Ergebnis und zwei oder drei Punkte dazu, was stark oder schwach war, entlang der Kriterien. Nennen Sie keine Gutachtenden und bleiben Sie sachlich.