Čestné vyhlásenie o nestrannosti a konflikte záujmov porotcu: vzor a postup

Čo je čestné vyhlásenie o nestrannosti a konflikte záujmov

Konflikt záujmov vzniká, keď osobné, pracovné alebo finančné väzby porotcu na uchádzača môžu ovplyvniť jeho úsudok. Počíta sa aj konflikt, ktorý len zdanlivo existuje. Rozhoduje, či by rozumný človek, ktorý pozná fakty, mohol pochybovať o nestrannosti porotcu.

Čestným vyhlásením porotca oznámi organizátorovi konflikt. Potom nasleduje vylúčenie: porotca sa z hodnotenia danej prihlášky vylúči. Obe opatrenia chránia uchádzačov, porotcu aj organizátora, keď niekto výsledok spochybní.

Ohlásenie konfliktu nie je obvinenie. Porotcov vyberáme preto, že poznajú odbor, takže niektoré konflikty sú bežné. Problémom je konflikt, ktorý porotca neohlási.

Čo sa považuje za konflikt záujmov

Porotca má konflikt s prihláškou, ak pre uchádzača, člena tímu alebo ich organizáciu platí niektorá z týchto situácií:

• Zamestnávateľ alebo kolega: porotca tam pracuje teraz alebo pracoval nedávno. Obdobie určte vo svojich pravidlách, napríklad posledné tri roky.
• Rodina alebo priateľ: uchádzačom alebo členom tímu je príbuzný, partner alebo blízky priateľ.
• Finančný záujem: podiel, pôžička, platená funkcia alebo odmena, ktorá závisí od úspechu uchádzača.
• Vedenie alebo mentoring: porotca je školiteľom uchádzača na doktorandskom štúdiu, mentoruje tím alebo učí jeho žiakov.
• Poradenský alebo obchodný vzťah: uchádzač je klientom, dodávateľom alebo obchodným partnerom porotcu.
• Konkurenčný záujem: porotca alebo jeho organizácia sa uchádza v tej istej výzve alebo podporuje konkurenčného uchádzača.
• Osobný spor: otvorený konflikt alebo rivalita s uchádzačom.

Zvyčajne nejde o konflikt: porotca sa s uchádzačom stretol na podujatí, sleduje ho online alebo pozná jeho prácu z verejných zdrojov. V prípade pochybností porotca konflikt ohlási a rozhodne predseda poroty.

Kedy konflikt ohlásiť

Porotcovia konflikty ohlasujú v dvoch chvíľach. Pred každým zasadnutím sa predseda opýta ešte raz.

1. Pred prvou prihláškou. Dajte každému porotcovi zoznam uchádzačov, členov tímov a organizácií v kole. Porotca ohlási každý konflikt alebo potvrdí, že žiadny nemá. Až potom dostane svoje prihlášky.
2. Znova vždy, keď sa konflikt objaví. Prihláška môže odhaliť väzbu, ktorú zoznam neukázal, napríklad partnerskú organizáciu. Vzťah môže vzniknúť aj počas hodnotenia, napríklad pracovná ponuka alebo investícia. Porotca ho ohlási hneď, ešte predtým, ako prihlášku ohodnotí alebo o nej začne diskutovať.
3. Na začiatku zasadnutia poroty alebo živého finále. Predseda sa opýta každého porotcu znova a odpovede zaznamená.

V Juryline porotcovia prejdú mená ľudí a organizácií v kole skôr, ako uvidia akúkoľvek prihlášku. Zoznam je abecedný a neukazuje, ku ktorej prihláške meno patrí. Označením jedného mena zmiznú všetky prihlášky, ktoré s ním súvisia. Konflikt môžu porotcovia ohlásiť aj neskôr pri ktorejkoľvek prihláške. Ohlásenia vidí organizátor, uchádzači nie.

Vzor čestného vyhlásenia o nestrannosti a konflikte záujmov

Skopírujte vzor do vlastného dokumentu a nahraďte text v hranatých zátvorkách. Požiadajte každého porotcu, aby ho podpísal pred otvorením prvého kola.

Čestné vyhlásenie o nestrannosti a konflikte záujmov

Program: [názov programu]
Kolo: [názov kola, napríklad užší výber alebo finále]
Porotca: [celé meno], [organizácia a funkcia]

1. Prečítal(a) som si zoznam uchádzačov, členov tímov a organizácií v tomto kole.

2. Označte jednu možnosť:
[ ] S nikým z uchádzačov v tomto kole nie som v konflikte záujmov.
[ ] S uchádzačmi uvedenými nižšie som v konflikte záujmov.

   Uchádzač alebo organizácia: [názov]
   Prihláška: [číslo alebo názov]
   Vzťah: [zamestnávateľ alebo kolega / rodina alebo priateľ / finančný záujem / vedenie alebo mentoring / poradenstvo alebo obchodný vzťah / konkurenčný záujem / iné]
   Podrobnosti: [krátky opis, napríklad „V roku 2025 som tejto firme poskytol(a) poradenstvo.“]

3. Žiadnu z vyššie uvedených prihlášok nebudem hodnotiť, nebudem o nej diskutovať ani o nej hlasovať. Počas jej prerokovania opustím zasadnutie.

4. Ak sa počas hodnotenia objaví nový konflikt, ohlásim ho organizátorovi na [kontakt na organizátora] skôr, ako danú prihlášku ohodnotím alebo o nej začnem diskutovať.

5. Prihlášky a rokovania poroty zachovám v dôvernosti [do zverejnenia výsledkov / natrvalo].

Podpis: [podpis]
Dátum: [dátum]

Čo nasleduje po ohlásení konfliktu

Po ohlásení by mali vždy nasledovať rovnaké kroky, aby nikto nemusel pod tlakom rozhodovať od prípadu k prípadu.

1. Porotca sa z hodnotenia vylúči: danú prihlášku nevidí, nehodnotí, nediskutuje o nej ani o nej nehlasuje.
2. Prihlášku prevezme iný porotca, aby mala rovnaký počet porotcov ako ostatné.
3. Hodnotenie, ktoré jej porotca už dal, sa z výsledku vyradí.
4. Organizátor zaznamená porotcu, prihlášku, vzťah, dátum a prijaté opatrenie.
5. Protokol poroty uvádza každý ohlásený konflikt.

V Juryline prihláška s konfliktom zmizne zo zoznamu porotcu vo všetkých neuzamknutých kolách programu. Hodnotenie, ktoré jej porotca dal, sa už nepočíta. Ak má kolo stanovený počet porotcov na prihlášku, uvoľnené miesto automaticky dostane najmenej vyťažený porotca, ktorý môže prihlášku hodnotiť. Protokol poroty uvádza každý konflikt s porotcom, prihláškou, vzťahom a dátumom. Poznámky porotcov sa do PDF nedostanú.

Zložité prípady

Porotca s mnohými konfliktmi: ak má porotca konflikt s veľkou časťou kategórie, presuňte ho do inej kategórie alebo ho nahraďte. Inak budú ostatní porotcovia zaťažení nerovnomerne.

Konflikt zistený po výsledkoch: overte, či hodnotenie porotcu zmenilo výsledok. Ak mohlo, nechajte prihlášku ohodnotiť iného porotcu, výsledky prepočítajte a zaznamenajte, čo sa stalo a prečo.

Hraničný prípad: rozhodne predseda a zaznamená dôvod. Rovnaké rozhodnutie uplatnite na podobné prípady v tom istom kole.

Otázky

Kto má podpísať čestné vyhlásenie o nestrannosti a konflikte záujmov?

Predseda a každý porotca, hodnotiteľ či posudzovateľ, ktorý prihlášky hodnotí alebo o nich diskutuje. Rovnaký formulár môžu podpísať aj zamestnanci, ktorí prihlášky vidia, ale nehlasujú.

Je konflikt záujmov dôvodom porotcu odvolať?

Zvyčajne nie. Porotca sa vylúči z hodnotenia dotknutých prihlášok a ostatné hodnotí. Porotcu nahraďte, len ak sa jeho konflikty týkajú toľkých prihlášok, že záťaž bude nerovnomerná.

Čo ak porotca zabudol konflikt ohlásiť?

Zaznamenajte oneskorené ohlásenie, vyraďte jeho hodnotenie danej prihlášky, nechajte ju ohodnotiť iného porotcu a overte, či sa výsledok zmení. Všetko uveďte v protokole poroty.

Vidia uchádzači vyhlásenia porotcov?

Bežne nie. Vidí ich organizátor a predseda. Protokol poroty konflikty uvádza, aby sa rozhodnutie dalo overiť; vo svojich pravidlách určte, kto protokol dostane.

Je mentorovanie startupu konflikt záujmov?

Áno, pri tomto startupe. Mentor tím pozná a záleží mu na jeho úspechu, preto by ho nemal hodnotiť. Ostatné prihlášky hodnotiť môže.