Valutazione dei progetti di un bando: come farla in modo equo, passo per passo

La valutazione dei progetti in sette passi

La valutazione dei progetti di un bando trasforma le candidature ricevute in decisioni di finanziamento che Lei può spiegare. Un processo equo applica le stesse regole a ogni candidato, mantiene indipendenti i valutatori e lascia una traccia scritta. Descriva i passaggi nel bando, così i candidati sanno come verranno valutati.

1. Verifica dei requisiti: controllo formale di ammissibilità, con una motivazione per ogni esclusione.
2. Assegnazione: almeno due valutatori indipendenti per candidatura, con carichi di lavoro uniformi.
3. Valutazione anonima: nasconda l'identità del candidato dove i criteri non la richiedono.
4. Punteggi: ogni valutatore assegna i punteggi da solo, in base ai criteri pubblicati.
5. Differenze: risolva i grandi scarti tra valutatori con un'unica regola.
6. Riunione della commissione: concordi le decisioni partendo dalla classifica.
7. Verbale e feedback: metta per iscritto che cosa è stato deciso e perché. Comunichi il risultato a ogni candidato.

Passo 1: verifichi i requisiti prima che qualcuno valuti

La verifica dei requisiti è un controllo formale. Chiede se la candidatura rispetta le regole del bando, non se è buona. I controlli tipici riguardano il tipo di candidato, la scadenza, l'importo richiesto, il numero di candidature per candidato e gli allegati obbligatori.

Registri una motivazione per ogni candidatura che segna come non ammissibile, con le parole della regola che viola. Faccia controllare i casi dubbi da una seconda persona. Se i candidati possono aggiungere più tardi un documento mancante, per esempio entro 5 giorni lavorativi, lo indichi nel bando.

In Juryline può segnare ogni candidatura come ammissibile, non ammissibile o duplicata, con una motivazione. La motivazione resta nella cronologia della candidatura e non viene mostrata al candidato. Solo le candidature ammissibili entrano nella prima fase di valutazione della giuria.

Passo 2: assegni valutatori indipendenti in modo uniforme

Due valutatori per candidatura sono un minimo ragionevole. Un solo parere non è una valutazione, mentre due mostrano dove i giudizi divergono. Per i contributi di importo elevato ne usi tre.

Distribuisca il lavoro in modo uniforme. Con 120 candidature ammissibili, 2 valutatori per candidatura e 8 valutatori, ogni valutatore legge 30 candidature. Mescoli le coppie, così due valutatori non valutano sempre le stesse candidature. Le coppie miste rendono visibili i valutatori severi e quelli generosi.

Ogni valutatore dichiara i conflitti di interessi prima di leggere qualsiasi cosa. Una candidatura con un conflitto passa a un altro valutatore.

In Juryline Lei sceglie un numero fisso di membri della giuria per candidatura e Juryline distribuisce le candidature in modo uniforme, mantenendo le coppie miste. L'estrazione usa un seme registrato, quindi gli stessi dati danno sempre la stessa assegnazione. Una candidatura in conflitto passa automaticamente a un altro membro della giuria.

Passo 3: usi la valutazione anonima quando ha senso

Valutazione anonima significa che i valutatori non vedono chi è il candidato. Riduce il peso di reputazione, nomi e conoscenze personali sul punteggio.

Ha senso quando i criteri riguardano il progetto: l'idea, il piano, il budget e i risultati attesi. Quando l'esperienza o la capacità del candidato è un criterio, i valutatori devono sapere chi si candida. Anche in quel caso nasconda ciò che ai criteri non serve, come i dati di contatto e i numeri di registrazione.

In Juryline i campi che segna come nascosti restano nascosti alla giuria in ogni candidatura, comprese quelle già inviate. Il modello per i bandi di finanziamento nasconde di default i dati di contatto e il numero di registrazione.

Passo 4: valuti in base ai criteri pubblicati

I valutatori assegnano i punteggi in base ai criteri e ai pesi pubblicati nel bando, non in base a criteri propri. Una scala da 1 a 5 per criterio, con una breve descrizione di che cosa significano 1, 3 e 5, dà a tutti lo stesso metro.

Ogni valutatore lavora da solo, senza vedere gli altri punteggi. Una breve motivazione scritta aiuta nella riunione della commissione e diventa la base del feedback. Un valutatore che non ha le competenze per una candidatura lo dice invece di tirare a indovinare.

In Juryline ogni criterio ha una scala e le descrizioni di che cosa significano i punteggi. I pesi trasformano i punteggi di ogni valutatore in un totale su 100. Un membro della giuria che non può valutare una candidatura può astenersi indicando il motivo.

Passo 5: risolva le grandi differenze tra valutatori

Una grande differenza tra due valutatori è un segnale: uno dei due ha letto la candidatura o un criterio in modo diverso. Stabilisca in anticipo che cosa conta come grande, per esempio uno scarto di 20 punti o più su un totale di 100. Conta anche il caso in cui un valutatore raccomanda il finanziamento e l'altro no.

Non faccia sparire una grande differenza in una media senza guardarla. Scelga una regola e la applichi a ogni caso:

• Un terzo valutatore valuta la candidatura in modo indipendente. Contano tutti e tre i punteggi.
• I due valutatori discutono la candidatura e possono cambiare i loro punteggi, con una motivazione scritta.
• La commissione discute la candidatura durante la riunione.

In Juryline i risultati mostrano per ogni candidatura la differenza tra i membri della giuria accanto alla media. Una classifica normalizzata compensa i membri che valutano in modo più severo o più generoso degli altri. Può aggiungere a mano un terzo membro della giuria a una singola candidatura.

Passo 6: decida nella riunione della commissione

La riunione della commissione trasforma la classifica in decisioni. La tenga dopo la chiusura della valutazione, così nessun punteggio cambia durante la discussione. Un presidente gestisce i tempi e registra le decisioni.

1. Il presidente conferma i conflitti dichiarati. Un componente in conflitto lascia la discussione di quella candidatura.
2. La commissione esamina la classifica e il budget disponibile.
3. Discute le candidature vicine alla soglia di finanziamento e quelle con grandi differenze.
4. Concorda le decisioni: finanziare, finanziare con un budget ridotto, inserire nella lista di riserva o respingere.
5. Registra ogni scostamento dalla classifica con una motivazione.

Passo 7: metta a verbale la decisione e dia un feedback

Il verbale delle decisioni mostra come è stata presa ogni decisione: le regole, i valutatori, i conflitti dichiarati, i punteggi, la classifica, le decisioni e le motivazioni di ogni scostamento dalla classifica. Lo conservi con la documentazione del programma per il Suo consiglio di amministrazione o per il finanziatore.

Ogni candidato riceve il risultato, compresi quelli ritenuti non ammissibili. Un feedback utile segue i criteri: che cosa era forte, che cosa era debole e che cosa renderebbe la candidatura più solida. Non nomina i valutatori.

Prima dell'apertura del bando
[ ] Requisiti di ammissibilità scritti come condizioni verificabili da chiunque
[ ] Criteri, pesi e scala pubblicati nel bando
[ ] Numero di valutatori per candidatura deciso (almeno 2)
[ ] Regola per le grandi differenze decisa

Verifica dei requisiti e valutazione
[ ] Una motivazione registrata per ogni candidatura non ammissibile
[ ] Conflitti di interessi dichiarati prima della lettura
[ ] Carichi di lavoro uniformi e coppie miste
[ ] Grandi differenze risolte con la regola concordata

Riunione della commissione
[ ] Valutazione chiusa prima della riunione
[ ] Componenti in conflitto usciti dalle discussioni che li riguardavano
[ ] Scostamenti dalla classifica registrati con motivazione

Dopo la decisione
[ ] Verbale delle decisioni archiviato
[ ] Risultato e feedback inviati a ogni candidato

In Juryline Lei blocca la fase e crea un verbale della giuria in PDF. Contiene le impostazioni, l'assegnazione con il suo seme, i conflitti dichiarati, ogni punteggio con i commenti e le decisioni. È sigillato con un codice di verifica che chiunque può controllare. Se consente il feedback, i candidati lo leggono nel proprio account senza i nomi dei membri della giuria.

Domande

Quanti valutatori dovrebbero valutare ogni candidatura di un bando?

Almeno due. Due punteggi indipendenti mostrano dove i giudizi divergono. Per i contributi di importo elevato o in caso di forte disaccordo, ne aggiunga un terzo.

I valutatori di un bando devono sapere chi è il candidato?

Solo se i criteri lo richiedono. Quando i criteri riguardano il progetto, nasconda nomi e dati di contatto. Quando la capacità è un criterio, mostri chi si candida ma tenga nascosti i dati di contatto.

Che cosa conta come grande differenza tra valutatori?

Fissi la soglia prima che inizi la valutazione. Una soglia praticabile è di 20 punti o più su un totale di 100. Risolva ogni caso di questo tipo con la stessa regola.

La classifica è la decisione finale?

No. La classifica è il punto di partenza della commissione. La commissione può discostarsene, per esempio per restare nel budget, ma ne registra il motivo.

Che cosa dovrebbe contenere il feedback ai candidati non finanziati?

Il risultato e due o tre osservazioni su che cosa era forte o debole, seguendo i criteri. Mantenga anonimi i valutatori e usi un tono oggettivo.