Výběr stipendistů: hodnoticí kritéria, anonymní hodnocení a postup komise

Jak vybrat stipendisty

Výběr stipendistů znamená vybrat z uchazečů, kteří splňují podmínky, příjemce stipendia podle kritérií stanovených předem. Férový postup dává každému studentovi stejná pravidla, stejná hodnoticí kritéria a stejnou šanci, že jeho přihlášku někdo přečte bez předsudků.

1. Zkontrolujte podmínky podle zveřejněných pravidel.
2. Nechte každou přihlášku, která splňuje podmínky, ohodnotit aspoň dva hodnotitele podle hodnoticích kritérií, aniž by viděli jména.
3. Hodnocení sloučte do pořadí a sestavte užší výběr.
4. S užším výběrem veďte pohovory se stejnými otázkami pro všechny.
5. Nechte rozhodnout komisi a zaznamenejte její důvody.
6. Každému uchazeči ohleduplně sdělte výsledek.

Podmínky a dokumenty

Podmínky určují, kdo se může přihlásit, například zápis do prezenčního studia v příštím akademickém roce nebo obor studia. U stipendia podle sociální potřeby přidejte pravidlo pro příjmy a doklady, které přijímáte. Každou podmínku zkontrolujte formálně a u každého vyřazeného studenta zaznamenejte důvod.

Žádejte jen dokumenty, které budete hodnotit nebo kontrolovat, například motivační dopis, poslední výpis studijních výsledků a jméno učitele, který práci studenta zná. Formulář udělejte tak, aby fungoval na telefonu, a držte ho krátký.

V Juryline se studenti přihlašují na telefonu, formulář se průběžně ukládá při psaní a u nahraných souborů se kontroluje typ a velikost. Každou přihlášku označíte jako splňující, nebo nesplňující podmínky, s důvodem, který studenti nevidí.

Kritéria výběru stipendistů

Kritéria vyberte ze čtyř běžných a váhy jim určete podle účelu stipendia. Kritéria, váhy a stupnici zveřejněte ve výzvě.

Dva smyšlené příklady: stipendium podle sociální potřeby může mít váhy finanční potřeba 40 %, motivace 30 %, výsledky 20 % a soulad s účelem 10 %. Prospěchové stipendium může mít výsledky 40 %, motivaci 30 %, soulad s účelem 20 % a finanční potřebu 10 %.

Vzor hodnoticích kritérií pro stipendium

Zkopírujte tato kritéria a upravte popisy podle svého stipendia. Každé kritérium se hodnotí na stupnici 1 až 5. Popisy pro 1, 3 a 5 dávají hodnotitelům společné měřítko; 2 a 4 leží mezi nimi.

Finanční potřeba (váha 3)
1: Nic nenasvědčuje tomu, že by stipendium ovlivnilo možnost studovat
3: Stipendium by zmírnilo skutečnou finanční zátěž
5: Bez stipendia by studium nebylo možné

Výsledky (váha 2)
1: Výsledky pod očekáváním, žádné další úspěchy
3: Solidní výsledky a některé úspěchy mimo výuku
5: Vynikající výsledky nebo úspěchy vzhledem k situaci studenta

Motivace (váha 3)
1: Obecný dopis, žádný jasný cíl
3: Jasný cíl s některými důvody a plány
5: Konkrétní cíl, přesvědčivé důvody a jasné další kroky

Soulad s účelem (váha 2)
1: Malá souvislost s účelem stipendia
3: Částečně odpovídá účelu
5: Úzce odpovídá účelu

Celkem: každé hodnocení vynásobené svou vahou, sečteno (nejvýše 50)
Komentář: dvě nebo tři věty o silných a slabých stránkách

V Juryline má každé kritérium váhu, stupnici a popisy toho, co jednotlivé body znamenají, na stejné obrazovce jako přihláška. Váhy převedou body na celkový součet ze 100.

Anonymní hodnocení bez jmen a kontaktních údajů

Při anonymním hodnocení hodnotitelé nevidí, kdo je student. Jména, fotografie, e-mailové adresy, telefonní čísla, data narození a adresy bydliště nikomu nepomohou hodnotit motivaci nebo výsledky. Název školy může prozradit víc, než by měl, proto ho skryjte také. Požádejte studenty, aby motivační dopis nepodepisovali svým jménem.

Nejtěžší je finanční potřeba. Doklady o příjmech nechte zkontrolovat pracovníka organizátora a hodnotitelům předejte jen výsledek, například hodnocení potřeby na stupnici 1 až 5.

Hodnotitelé i tak před hodnocením oznamují střet zájmů, například když učí na studentově škole nebo znají autora doporučení.

V Juryline zůstanou pole, která označíte jako skrytá, například jména a kontaktní údaje, hodnotitelům skrytá. Skryté pole přesto může sloužit kontrole střetu zájmů: před hodnocením uvidí hodnotitelé seznam jmen, například škol a autorů doporučení, aniž by se dozvěděli, ke které přihlášce patří. Zaškrtnutí jména odebere z jejich seznamu všechny přihlášky, které s ním souvisejí.

Pohovory jako druhé kolo

Pohovory ukážou, co papír neukáže: jak student vysvětluje své cíle a jak odpovídá na doplňující otázky. Zaberou čas, proto je veďte jen s užším výběrem, například se 2 až 3 studenty na jedno stipendium.

Pohovory nemohou být anonymní, proto práci odvede jejich struktura. Každému studentovi položte stejné otázky ve stejném pořadí a každému pohovoru dejte stejnou délku, například 20 minut. Dva nebo tři hodnotitelé hodnotí hned po každém pohovoru podle krátkých hodnoticích kritérií pro pohovor. Nabídněte pohovory online, aby o účasti nerozhodovaly cestovní náklady.

V Juryline může druhé kolo převzít užší výběr z prvního, s vlastními kritérii a vlastními porotci.

Rozhodnutí komise a jeho záznam

Konečné rozhodnutí přijímá komise. Vychází z pořadí a z hodnocení pohovorů, ověří, že rozpočet pokryje všechna stipendia, a dohodne se na stipendistech a seznamu náhradníků. Člen ve střetu zájmů opustí projednávání daného studenta.

Rozhodnutí zaznamenejte: pravidla, hodnotitele, oznámené střety zájmů, hodnocení, pořadí, stipendisty, seznam náhradníků a důvod každé odchylky od pořadí. Se záznamem odpovíte na stížnost fakty.

V Juryline se pořadí podle průměru a normalizované pořadí zobrazují vedle sebe a vítěze označíte vy. Po zamčení kola vytvoříte protokol poroty v PDF se všemi hodnoceními a rozhodnutími, zapečetěný ověřovacím kódem.

Ohleduplné zamítavé zprávy

Obvykle se přihlásí víc studentů, než kolik můžete podpořit. Zpráva, kterou dostanou ostatní, ovlivní, zda budou postupu důvěřovat a přihlásí se znovu.

• Pošlete ji všem ve stejný den jako oznámení o udělení stipendia.
• Výsledek uveďte v prvních dvou větách.
• Poděkujte studentovi za čas, který mu přihláška zabrala.
• Pokud můžete, uveďte, kolik studentů se ucházelo o kolik stipendií.
• Nabídněte zpětnou vazbu podle hodnoticích kritérií, bez jmen hodnotitelů.
• Zmiňte další výzvu, pokud se student může přihlásit znovu.

Předmět: Vaše přihláška do programu [název stipendia]

Milá / Milý [křestní jméno v 5. pádě],

děkujeme, že jste se přihlásil(a) do programu [název stipendia]. S lítostí vám musíme sdělit, že vaše přihláška letos nebyla vybrána.

O [počet] stipendií se ucházelo [počet] studentů. Komise musela vybírat z mnoha silných přihlášek.

Zpětnou vazbu hodnotitelů k vaší přihlášce najdete [kde ji najdete]. Budeme rádi, když se znovu přihlásíte v [měsíc a rok].

S pozdravem
[Jméno], [funkce]

V Juryline odcházejí e-maily s výsledky všem uchazečům v kole, každému v jeho jazyce. Vestavěný text můžete nahradit vlastním. Pokud kolo povoluje zpětnou vazbu, studenti si ji přečtou ve svém účtu bez jmen hodnotitelů.

Otázky

Jaká jsou nejběžnější kritéria pro výběr stipendistů?

Finanční potřeba, výsledky, motivace a soulad s účelem stipendia. Váhy jim určete podle účelu: u stipendia podle sociální potřeby má největší váhu potřeba, u prospěchového stipendia výsledky.

Kolik hodnotitelů má hodnotit každou přihlášku na stipendium?

Aspoň dva, a to nezávisle. Při malém počtu přihlášek může každý hodnotitel ohodnotit každou přihlášku, takže se hodnocení nejsnáze porovnávají.

Mají hodnotitelé při anonymním hodnocení vidět známky?

Ano, pokud jsou výsledky kritériem. Známky lze ukázat bez jména studenta a názvu školy. Skryjte, co studenta identifikuje, ne to, co hodnotíte.

Jak spravedlivě posoudit finanční potřebu?

Doklady o příjmech nechte zkontrolovat pracovníka organizátora podle zveřejněného pravidla a hodnotitelům předejte hodnocení potřeby. Hodnotitelé pak hodnotí potřebu, aniž by viděli osobní finanční údaje.

Mají nevybraní studenti dostat zpětnou vazbu?

Ano, pokud ji můžete dát všem stejným způsobem. Dvě nebo tři věty podle hodnoticích kritérií pomohou studentovi přihlásit se znovu.