Sélection des boursiers : grille d'évaluation, évaluation anonyme et commission

Comment sélectionner les boursiers

La sélection des boursiers consiste à choisir les bénéficiaires parmi les candidats recevables, selon des critères fixés à l'avance. Un processus équitable donne à chaque étudiant les mêmes règles, la même grille et la même chance d'être lu sans parti pris.

1. Contrôlez la recevabilité au regard des règles publiées.
2. Faites noter chaque candidature recevable par au moins deux évaluateurs avec la grille, sans qu'ils voient les noms.
3. Combinez les notes en un classement et établissez une présélection.
4. Faites passer un entretien aux candidats présélectionnés, avec les mêmes questions pour tous.
5. Laissez la commission décider et consigner ses motifs.
6. Communiquez le résultat à chaque candidat, avec égards.

Recevabilité et pièces justificatives

Les règles de recevabilité fixent qui peut candidater, par exemple une inscription à temps plein pour la prochaine année universitaire ou une filière d'études. Pour une bourse sur critères sociaux, ajoutez la condition de ressources et les justificatifs acceptés. Contrôlez chaque règle formellement et consignez un motif pour chaque étudiant écarté.

Ne demandez que les pièces que vous évaluerez ou vérifierez, par exemple une lettre de motivation, le dernier relevé de notes et le nom d'un enseignant qui connaît le travail de l'étudiant. Rendez le formulaire utilisable sur téléphone et gardez-le court.

Dans Juryline, les étudiants postulent depuis leur téléphone, le formulaire s'enregistre au fil de la saisie et le type et la taille des fichiers déposés sont vérifiés. Vous marquez chaque candidature comme recevable ou irrecevable, avec un motif que les étudiants ne voient pas.

Critères de sélection des boursiers

Choisissez vos critères parmi quatre critères courants et pondérez-les selon l'objet de la bourse. Publiez les critères, les pondérations et l'échelle dans l'appel.

Deux exemples inventés : une bourse sur critères sociaux pourrait pondérer le besoin à 40 %, la motivation à 30 %, le mérite à 20 % et l'adéquation à 10 %. Une bourse au mérite pourrait pondérer le mérite à 40 %, la motivation à 30 %, l'adéquation à 20 % et le besoin à 10 %.

Modèle de grille d'évaluation pour une bourse

Copiez cette grille et adaptez les descriptions à votre bourse. Chaque critère est noté de 1 à 5. Les descriptions de 1, 3 et 5 donnent aux évaluateurs une référence commune ; 2 et 4 se situent entre les deux.

Besoin (coefficient 3)
1 : Rien n'indique que la bourse influe sur la possibilité d'étudier
3 : La bourse allégerait une réelle difficulté financière
5 : Sans la bourse, les études ne seraient pas possibles

Mérite (coefficient 2)
1 : Résultats en deçà des attentes, aucune autre réalisation
3 : Bons résultats et quelques réalisations en dehors des cours
5 : Résultats ou réalisations remarquables compte tenu de la situation de l'étudiant

Motivation (coefficient 3)
1 : Lettre générique, sans objectif clair
3 : Un objectif clair, avec quelques raisons et projets
5 : Un objectif précis, des raisons convaincantes et des étapes concrètes

Adéquation (coefficient 2)
1 : Peu de lien avec l'objet de la bourse
3 : Correspond en partie à l'objet
5 : Correspond étroitement à l'objet

Total : chaque note multipliée par son coefficient, puis additionnée (maximum 50)
Commentaire : deux ou trois phrases sur les points forts et les points faibles

Dans Juryline, chaque critère a une pondération, une échelle et des descriptions de ce que signifient les notes, sur le même écran que la candidature. Les pondérations transforment les notes en un total sur 100.

Évaluation anonyme : masquer noms et coordonnées

L'évaluation anonyme cache aux évaluateurs l'identité de l'étudiant. Noms, photos, adresses e-mail, numéros de téléphone, dates de naissance et adresses postales n'aident personne à noter la motivation ou le mérite. Le nom d'un établissement peut en révéler plus qu'il ne faudrait : masquez-le aussi. Demandez aux étudiants de ne pas signer leur lettre de motivation de leur nom.

Le besoin est la partie délicate. Confiez à un membre du personnel la vérification des justificatifs de ressources et ne transmettez aux évaluateurs que le résultat, par exemple une note de besoin de 1 à 5.

Les évaluateurs déclarent tout de même leurs conflits d'intérêts avant de noter, par exemple quand ils enseignent dans l'établissement d'un étudiant ou connaissent l'auteur de sa recommandation.

Dans Juryline, les champs que vous marquez comme masqués, par exemple les noms et les coordonnées, restent cachés aux évaluateurs. Un champ masqué peut quand même alimenter la vérification des conflits : avant de noter, les évaluateurs voient une liste de noms, par exemple des établissements et des auteurs de recommandations, sans savoir à quelle candidature ils appartiennent. Cocher un nom retire de leur liste toutes les candidatures qui y sont liées.

Les entretiens comme second tour

Les entretiens montrent ce que le papier ne montre pas : comment un étudiant explique ses objectifs et répond aux questions de relance. Ils prennent du temps : réservez-les à une présélection, par exemple 2 à 3 étudiants par bourse.

Un entretien ne peut pas être anonyme, c'est donc la structure qui fait le travail. Posez à chaque étudiant les mêmes questions dans le même ordre et donnez à chaque entretien la même durée, par exemple 20 minutes. Deux ou trois examinateurs notent juste après chaque entretien avec une courte grille d'entretien. Proposez des entretiens en ligne, pour que les frais de déplacement ne décident pas de qui y participe.

Dans Juryline, un second tour peut reprendre la présélection du premier, avec ses propres critères et ses propres membres du jury.

La décision de la commission et sa trace écrite

La commission prend la décision finale. Elle part du classement et des notes d'entretien, vérifie que le budget couvre les bourses et arrête la liste des boursiers et une liste d'attente. Un membre en conflit quitte la discussion concernant cet étudiant.

Consignez la décision : les règles, les évaluateurs, les conflits déclarés, les notes, le classement, les boursiers, la liste d'attente et le motif de chaque dérogation au classement. Cette trace vous permet de répondre à une réclamation avec des faits.

Dans Juryline, le classement par moyenne et le classement normalisé s'affichent côte à côte et vous désignez les lauréats. Une fois le tour verrouillé, vous pouvez créer un procès-verbal du jury en PDF avec chaque note et chaque décision, scellé par un code de vérification.

Des messages de refus respectueux

En général, plus d'étudiants candidatent que vous ne pouvez en financer. Le message que reçoivent les autres détermine s'ils font confiance au processus et s'ils candidateront de nouveau.

• Envoyez-le à tous le même jour que les avis d'attribution.
• Annoncez le résultat dans les deux premières phrases.
• Remerciez l'étudiant pour le temps consacré à sa candidature.
• Indiquez combien d'étudiants ont candidaté pour combien de bourses, si vous le pouvez.
• Proposez un retour fondé sur la grille, sans le nom des évaluateurs.
• Mentionnez le prochain appel si l'étudiant peut candidater de nouveau.

Objet : Votre candidature à la bourse [nom de la bourse]

Bonjour [prénom],

Merci d'avoir candidaté à la bourse [nom de la bourse]. Nous avons le regret de vous informer que votre candidature n'a pas été retenue cette année.

[Nombre] étudiants ont candidaté pour [nombre] bourses. La commission a dû choisir parmi de nombreuses candidatures de qualité.

Le retour des évaluateurs sur votre candidature est disponible [où le trouver]. Vous pourrez candidater de nouveau en [mois et année].

Bien cordialement,
[Nom], [fonction]

Dans Juryline, les e-mails de résultats partent à chaque candidat du tour, chacun dans sa langue. Vous pouvez remplacer le texte prévu par le vôtre. Si le tour autorise les retours, les étudiants les lisent dans leur espace, sans le nom des évaluateurs.

Questions

Quels sont les critères de sélection les plus courants pour une bourse ?

Le besoin, le mérite, la motivation et l'adéquation avec l'objet de la bourse. Pondérez-les selon cet objet : le besoin d'abord pour une bourse sur critères sociaux, le mérite d'abord pour une bourse au mérite.

Combien d'évaluateurs doivent noter chaque candidature à une bourse ?

Au moins deux, qui notent de façon indépendante. Avec peu de candidatures, chaque évaluateur peut noter toutes les candidatures, ce qui rend les notes plus faciles à comparer.

Les évaluateurs doivent-ils voir les résultats scolaires en évaluation anonyme ?

Oui, si le mérite est un critère. Les résultats peuvent être montrés sans le nom de l'étudiant ni celui de son établissement. Masquez ce qui identifie l'étudiant, pas ce que vous notez.

Comment évaluer équitablement le besoin financier ?

Confiez à un membre du personnel la vérification des justificatifs de ressources au regard d'une règle publiée, puis la transmission d'une note de besoin aux évaluateurs. Ceux-ci notent alors le besoin sans voir les détails financiers personnels.

Faut-il faire un retour aux étudiants non retenus ?

Oui, si vous pouvez le faire pour tous de la même façon. Deux ou trois phrases fondées sur la grille aident un étudiant à candidater de nouveau.