Selezione per borse di studio: griglia di valutazione, valutazione anonima e commissione

Come selezionare i beneficiari di una borsa di studio

La selezione per una borsa di studio consiste nello scegliere i beneficiari tra i candidati ammissibili in base a criteri fissati in anticipo. Un processo equo dà a ogni studente le stesse regole, la stessa griglia di valutazione e la stessa possibilità di essere letto senza pregiudizi.

1. Verifichi i requisiti in base alle regole pubblicate.
2. Faccia valutare ogni candidatura ammissibile da almeno due valutatori con la griglia, senza che vedano i nomi.
3. Combini i punteggi in una classifica e scelga una rosa di candidati.
4. Faccia un colloquio alla rosa di candidati, con le stesse domande per tutti.
5. Lasci decidere la commissione, che registra le proprie motivazioni.
6. Comunichi il risultato a ogni candidato, con rispetto.

Requisiti e documenti

I requisiti di ammissibilità stabiliscono chi può candidarsi, per esempio l'iscrizione a tempo pieno nel prossimo anno accademico o un determinato corso di studi. Per una borsa di studio basata sul bisogno economico, aggiunga la regola sul reddito e la documentazione che accetta. Verifichi formalmente ogni requisito e registri una motivazione per ogni studente escluso.

Chieda solo i documenti che valuterà o verificherà, per esempio una lettera motivazionale, il certificato dei voti più recente e il nome di un docente che conosce il lavoro dello studente. Faccia in modo che il modulo funzioni dal telefono e lo tenga breve.

In Juryline gli studenti si candidano dal telefono, il modulo si salva mentre scrivono e i file caricati vengono controllati per tipo e dimensione. Lei segna ogni candidatura come ammissibile o non ammissibile, con una motivazione che gli studenti non vedono.

Criteri di selezione per le borse di studio

Scelga i Suoi criteri tra quattro criteri comuni e li pesi in base allo scopo della borsa di studio. Pubblichi criteri, pesi e scala nel bando.

Due esempi inventati: una borsa basata sul bisogno economico potrebbe pesare il bisogno al 40%, la motivazione al 30%, il merito al 20% e la coerenza al 10%. Una borsa di merito potrebbe pesare il merito al 40%, la motivazione al 30%, la coerenza al 20% e il bisogno al 10%.

Modello di griglia di valutazione per borse di studio

Copi questa griglia e adatti le descrizioni alla Sua borsa di studio. Ogni criterio si valuta da 1 a 5. Le descrizioni per 1, 3 e 5 danno ai valutatori un metro comune; 2 e 4 stanno tra l'una e l'altra.

Bisogno (peso 3)
1: Nessun segno che la borsa incida sulla possibilità di studiare
3: La borsa allevierebbe una reale difficoltà economica
5: Senza la borsa non sarebbe possibile studiare

Merito (peso 2)
1: Risultati al di sotto delle aspettative, nessun altro traguardo
3: Buoni risultati e qualche traguardo fuori dall'aula
5: Risultati o traguardi eccezionali rispetto alla situazione dello studente

Motivazione (peso 3)
1: Lettera generica, nessun obiettivo chiaro
3: Un obiettivo chiaro con alcune ragioni e qualche progetto
5: Un obiettivo specifico, ragioni convincenti e passi successivi concreti

Coerenza (peso 2)
1: Scarso legame con lo scopo della borsa di studio
3: Corrisponde in parte allo scopo
5: Corrisponde pienamente allo scopo

Totale: ogni punteggio moltiplicato per il suo peso, poi sommato (massimo 50)
Commento: due o tre frasi su punti di forza e di debolezza

In Juryline ogni criterio ha un peso, una scala e le descrizioni di che cosa significano i punteggi, nella stessa schermata della candidatura. I pesi trasformano i punteggi in un totale su 100.

Valutazione anonima: nomi e dati di contatto nascosti

La valutazione anonima nasconde ai valutatori chi è lo studente. Nomi, foto, indirizzi e-mail, numeri di telefono, date di nascita e indirizzi di residenza non aiutano nessuno a valutare motivazione o merito. Il nome della scuola può rivelare più del dovuto, quindi nasconda anche quello. Chieda agli studenti di non firmare la lettera motivazionale con il proprio nome.

Il bisogno economico è la parte difficile. Faccia verificare i documenti sul reddito a un membro del personale e dia ai valutatori solo il risultato, per esempio un punteggio di bisogno da 1 a 5.

I valutatori dichiarano comunque i conflitti di interessi prima di valutare, per esempio quando insegnano nella scuola di uno studente o conoscono chi ha scritto la sua referenza.

In Juryline i campi che segna come nascosti, come nomi e dati di contatto, restano nascosti ai valutatori. Un campo nascosto può comunque servire al controllo dei conflitti: prima di valutare, i valutatori vedono un elenco di nomi, come scuole e referenti, senza sapere a quale candidatura appartengono. Spuntando un nome, ogni candidatura collegata esce dal loro elenco.

Colloqui come seconda fase

I colloqui mostrano ciò che la carta non può mostrare: come uno studente spiega i suoi obiettivi e risponde alle domande di approfondimento. Richiedono tempo, quindi faccia il colloquio solo a una rosa di candidati, per esempio da 2 a 3 studenti per ogni borsa.

I colloqui non possono essere anonimi, quindi è la struttura a garantire l'equità. Faccia a ogni studente le stesse domande nello stesso ordine e dia a ogni colloquio la stessa durata, per esempio 20 minuti. Due o tre intervistatori assegnano i punteggi subito dopo ogni colloquio con una breve griglia per il colloquio. Offra colloqui online, così le spese di viaggio non decidono chi partecipa.

In Juryline una seconda fase può partire dalla rosa dei candidati della prima, con criteri propri e membri della giuria propri.

La decisione della commissione e il verbale

La commissione prende la decisione finale. Parte dalla classifica e dai punteggi dei colloqui, verifica che il budget copra le borse e concorda i beneficiari e una lista di riserva. Un componente in conflitto lascia la discussione su quello studente.

Registri la decisione: le regole, i valutatori, i conflitti dichiarati, i punteggi, la classifica, i beneficiari, la lista di riserva e il motivo di ogni scostamento dalla classifica. Il verbale Le permette di rispondere ai reclami con i fatti.

In Juryline la classifica per media e quella normalizzata compaiono una accanto all'altra e Lei segna i vincitori. Bloccando la fase può creare un verbale della giuria in PDF con ogni punteggio e decisione, sigillato con un codice di verifica.

Comunicare un esito negativo con rispetto

Di solito si candidano più studenti di quanti se ne possano finanziare. Il messaggio che ricevono gli altri determina se si fidano del processo e se si ricandideranno.

• Lo invii a tutti lo stesso giorno delle comunicazioni di assegnazione.
• Indichi il risultato nelle prime due frasi.
• Ringrazi lo studente per il tempo dedicato alla candidatura.
• Se può, dica quanti studenti si sono candidati e per quante borse.
• Offra un feedback basato sulla griglia di valutazione, senza i nomi dei valutatori.
• Segnali il prossimo bando, se lo studente può ricandidarsi.

Oggetto: La Sua candidatura per [nome della borsa di studio]

Gentile [nome],

La ringraziamo per aver presentato la candidatura per [nome della borsa di studio]. Siamo spiacenti di informarLa che quest'anno la Sua candidatura non è stata selezionata.

Si sono candidati [numero] studenti per [numero] borse di studio. La commissione ha dovuto scegliere tra molte candidature valide.

Il feedback dei valutatori sulla Sua candidatura è disponibile [dove trovarlo]. Saremo lieti di ricevere una Sua nuova candidatura a [mese e anno].

Cordiali saluti,
[Nome], [ruolo]

In Juryline le e-mail con i risultati vanno a ogni candidato della fase, ciascuna nella sua lingua. Può sostituire il testo predefinito con il Suo. Se la fase consente il feedback, gli studenti lo leggono nel proprio account senza i nomi dei valutatori.

Domande

Quali sono i criteri di selezione più comuni per le borse di studio?

Bisogno economico, merito, motivazione e coerenza con lo scopo della borsa. Li pesi in base allo scopo: prima il bisogno per una borsa basata sul bisogno economico, prima il merito per una borsa di merito.

Quanti valutatori dovrebbero valutare ogni candidatura per una borsa di studio?

Almeno due, che valutano in modo indipendente. Con poche candidature, ogni valutatore può valutarle tutte, e così i punteggi sono più facili da confrontare.

Nella valutazione anonima i valutatori devono vedere i voti?

Sì, se il merito è un criterio. I voti si possono mostrare senza il nome dello studente o della scuola. Nasconda ciò che identifica lo studente, non ciò che si valuta.

Come si valuta in modo equo il bisogno economico?

Faccia verificare i documenti sul reddito a un membro del personale in base a una regola pubblicata e trasmetta ai valutatori un punteggio di bisogno. Così i valutatori valutano il bisogno senza vedere dati finanziari personali.

Gli studenti non selezionati dovrebbero ricevere un feedback?

Sì, se può darlo a tutti allo stesso modo. Due o tre frasi basate sulla griglia di valutazione aiutano uno studente a ricandidarsi.