Stipendium: Auswahlverfahren mit Bewertungsbogen, anonymer Bewertung und Auswahlkommission

So wählen Sie Stipendiatinnen und Stipendiaten aus

Im Auswahlverfahren für ein Stipendium wählen Sie aus den Bewerbenden, die die Voraussetzungen erfüllen, die Stipendiatinnen und Stipendiaten nach vorab festgelegten Kriterien aus. Ein faires Verfahren gibt allen Studierenden dieselben Regeln, denselben Bewertungsbogen und dieselbe Chance, unvoreingenommen gelesen zu werden.

1. Prüfen Sie die Voraussetzungen anhand der veröffentlichten Regeln.
2. Lassen Sie jede Bewerbung, die die Voraussetzungen erfüllt, von mindestens zwei Gutachtenden mit dem Bewertungsbogen bewerten, ohne Namen.
3. Fassen Sie die Punkte zu einer Rangliste zusammen und wählen Sie eine Shortlist.
4. Führen Sie mit der Shortlist Interviews, mit denselben Fragen für alle.
5. Lassen Sie die Auswahlkommission entscheiden und ihre Gründe dokumentieren.
6. Teilen Sie allen Bewerbenden das Ergebnis respektvoll mit.

Voraussetzungen und Unterlagen

Die Voraussetzungen legen fest, wer sich bewerben darf, zum Beispiel eine Einschreibung in Vollzeit im kommenden Studienjahr oder ein bestimmtes Studienfach. Bei einem Stipendium nach Bedürftigkeit kommen die Einkommensgrenze und die akzeptierten Nachweise hinzu. Prüfen Sie jede Regel formal und halten Sie für jede ausgeschlossene Bewerbung eine Begründung fest.

Fordern Sie nur Unterlagen an, die Sie bewerten oder prüfen, zum Beispiel ein Motivationsschreiben, die aktuelle Leistungsübersicht (Notenspiegel) und den Namen einer Lehrkraft, die die Arbeit der Bewerberin oder des Bewerbers kennt. Gestalten Sie das Formular kurz und so, dass es auf dem Smartphone funktioniert.

In Juryline bewerben sich Studierende auf dem Smartphone, das Formular speichert beim Tippen und hochgeladene Dateien werden auf Typ und Größe geprüft. Sie markieren jede Bewerbung als zulässig oder nicht zulässig, mit einer Begründung, die die Studierenden nicht sehen.

Auswahlkriterien für Stipendien

Wählen Sie Ihre Kriterien aus vier gängigen aus und gewichten Sie sie nach dem Zweck des Stipendiums. Veröffentlichen Sie Kriterien, Gewichtung und Skala in der Ausschreibung.

Zwei erfundene Beispiele: Ein Stipendium nach Bedürftigkeit könnte Bedürftigkeit mit 40 %, Motivation mit 30 %, Leistung mit 20 % und Passung mit 10 % gewichten. Ein Leistungsstipendium könnte Leistung mit 40 %, Motivation mit 30 %, Passung mit 20 % und Bedürftigkeit mit 10 % gewichten.

Vorlage: Bewertungsbogen für Stipendien

Kopieren Sie diesen Bewertungsbogen und passen Sie die Beschreibungen an Ihr Stipendium an. Jedes Kriterium wird von 1 bis 5 bewertet. Die Beschreibungen für 1, 3 und 5 geben den Gutachtenden einen gemeinsamen Maßstab; 2 und 4 liegen dazwischen.

Bedürftigkeit (Gewicht 3)
1: Kein Hinweis, dass das Stipendium die Möglichkeit zu studieren beeinflusst
3: Das Stipendium würde eine echte finanzielle Belastung mindern
5: Ohne das Stipendium wäre ein Studium nicht möglich

Leistung (Gewicht 2)
1: Ergebnisse unter den Erwartungen, keine weiteren Erfolge
3: Solide Ergebnisse und einige Erfolge außerhalb des Unterrichts
5: Herausragende Ergebnisse oder Erfolge, gemessen an der Situation der Person

Motivation (Gewicht 3)
1: Allgemein gehaltenes Schreiben, kein klares Ziel
3: Ein klares Ziel mit einigen Gründen und Plänen
5: Ein konkretes Ziel, überzeugende Gründe und klare nächste Schritte

Passung (Gewicht 2)
1: Kaum Bezug zum Zweck des Stipendiums
3: Passt teilweise zum Zweck
5: Passt eng zum Zweck

Gesamt: jede Punktzahl mit ihrem Gewicht multipliziert und addiert (maximal 50)
Kommentar: zwei oder drei Sätze zu Stärken und Schwächen

In Juryline hat jedes Kriterium ein Gewicht, eine Skala und Beschreibungen, was die Punkte bedeuten, auf demselben Bildschirm wie die Bewerbung. Die Gewichte machen aus den Punkten eine Gesamtpunktzahl von 0 bis 100.

Anonyme Bewertung ohne Namen und Kontaktdaten

Bei der anonymen Bewertung erfahren die Gutachtenden nicht, wer sich bewirbt. Namen, Fotos, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Geburtsdaten und Wohnadressen helfen niemandem, Motivation oder Leistung zu bewerten. Der Name einer Schule kann mehr verraten als gewollt, verbergen Sie ihn also auch. Bitten Sie die Bewerbenden, das Motivationsschreiben nicht mit ihrem Namen zu unterschreiben.

Schwierig ist die Bedürftigkeit. Lassen Sie eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter die Einkommensnachweise prüfen und geben Sie den Gutachtenden nur das Ergebnis, etwa eine Punktzahl für die Bedürftigkeit von 1 bis 5.

Auch die Gutachtenden erklären vor der Bewertung Interessenkonflikte, zum Beispiel wenn sie an der Schule einer Bewerberin oder eines Bewerbers unterrichten oder die Referenzperson kennen.

In Juryline bleiben Felder, die Sie als verborgen markieren, etwa Namen und Kontaktdaten, für die Gutachtenden verborgen. Ein verborgenes Feld kann trotzdem in die Prüfung auf Interessenkonflikte einfließen: Vor der Bewertung sehen die Gutachtenden eine Liste von Namen, etwa Schulen und Referenzpersonen, ohne zu erfahren, zu welcher Bewerbung sie gehören. Wer einen Namen ankreuzt, entfernt alle damit verbundenen Bewerbungen aus seiner Liste.

Interviews als zweite Runde

Interviews zeigen, was Papier nicht zeigt: wie jemand die eigenen Ziele erklärt und auf Nachfragen antwortet. Sie kosten Zeit, führen Sie sie also mit einer Shortlist, zum Beispiel 2 bis 3 Bewerbende pro Stipendium.

Interviews können nicht anonym sein, deshalb leistet die Struktur die Arbeit. Stellen Sie allen dieselben Fragen in derselben Reihenfolge und geben Sie jedem Interview dieselbe Länge, etwa 20 Minuten. Zwei oder drei Interviewende bewerten direkt nach jedem Interview mit einem kurzen Bewertungsbogen für das Interview. Bieten Sie Online-Interviews an, damit Reisekosten nicht darüber entscheiden, wer teilnimmt.

In Juryline kann eine zweite Runde die Shortlist der ersten übernehmen, mit eigenen Kriterien und eigenen Jurymitgliedern.

Die Entscheidung der Auswahlkommission und ihre Dokumentation

Die Auswahlkommission trifft die endgültige Entscheidung. Sie geht von der Rangliste und den Interviewpunkten aus, prüft, ob das Budget die Stipendien deckt, und legt die Stipendiatinnen und Stipendiaten sowie eine Nachrückliste fest. Ein befangenes Mitglied verlässt die Diskussion über die betreffende Person.

Dokumentieren Sie die Entscheidung: die Regeln, die Gutachtenden, die erklärten Interessenkonflikte, die Punkte, die Rangliste, die Ausgewählten, die Nachrückliste und die Begründung für jede Abweichung von der Rangliste. Mit dieser Dokumentation können Sie eine Beschwerde mit Fakten beantworten.

In Juryline erscheinen die Rangliste nach Durchschnitt und die normalisierte Rangliste nebeneinander, und Sie markieren die Ausgewählten. Wenn Sie die Runde sperren, können Sie ein Juryprotokoll als PDF mit jeder Bewertung und Entscheidung erstellen, versiegelt mit einem Prüfcode.

Respektvolle Absagen

Meist bewerben sich mehr Studierende, als Sie fördern können. Die Nachricht an die anderen entscheidet mit darüber, ob sie dem Verfahren vertrauen und sich erneut bewerben.

• Schicken Sie die Absage allen am selben Tag wie die Zusagen.
• Nennen Sie das Ergebnis in den ersten beiden Sätzen.
• Danken Sie für die Zeit, die die Bewerbung gekostet hat.
• Nennen Sie, wenn möglich, wie viele Studierende sich auf wie viele Stipendien beworben haben.
• Bieten Sie Feedback auf Grundlage des Bewertungsbogens an, ohne Namen der Gutachtenden.
• Weisen Sie auf die nächste Ausschreibung hin, wenn eine erneute Bewerbung möglich ist.

Betreff: Ihre Bewerbung für das [Name des Stipendiums]

Guten Tag [Vorname Nachname],

vielen Dank für Ihre Bewerbung für das [Name des Stipendiums]. Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass Ihre Bewerbung in diesem Jahr nicht ausgewählt wurde.

[Anzahl] Studierende haben sich auf [Anzahl] Stipendien beworben. Die Kommission musste zwischen vielen starken Bewerbungen wählen.

Das Feedback der Gutachtenden zu Ihrer Bewerbung finden Sie [wo]. Gerne können Sie sich im [Monat und Jahr] erneut bewerben.

Mit freundlichen Grüßen
[Name], [Funktion]

In Juryline gehen die Ergebnis-E-Mails an alle Bewerbenden der Runde, jeweils in ihrer Sprache. Sie können den eingebauten Text durch Ihren eigenen ersetzen. Wenn die Runde Feedback zulässt, lesen die Studierenden es in ihrem Konto, ohne die Namen der Gutachtenden.

Fragen

Was sind die häufigsten Auswahlkriterien für Stipendien?

Bedürftigkeit, Leistung, Motivation und Passung zum Zweck des Stipendiums. Gewichten Sie sie nach dem Zweck: Bedürftigkeit zuerst bei einem Stipendium nach Bedürftigkeit, Leistung zuerst bei einem Leistungsstipendium.

Wie viele Gutachtende sollten jede Stipendienbewerbung bewerten?

Mindestens zwei, unabhängig voneinander. Bei wenigen Bewerbungen können alle Gutachtenden alle Bewerbungen bewerten; so lassen sich die Punkte am leichtesten vergleichen.

Sollten Gutachtende bei der anonymen Bewertung Noten sehen?

Ja, wenn Leistung ein Kriterium ist. Noten lassen sich ohne Namen und Schule zeigen. Verbergen Sie, was die Person erkennbar macht, nicht das, was Sie bewerten.

Wie bewertet man finanzielle Bedürftigkeit fair?

Lassen Sie eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter die Einkommensnachweise anhand einer veröffentlichten Regel prüfen und eine Punktzahl für die Bedürftigkeit an die Gutachtenden weitergeben. Die Gutachtenden bewerten die Bedürftigkeit dann, ohne persönliche Finanzdaten zu sehen.

Sollten nicht ausgewählte Bewerbende Feedback erhalten?

Ja, wenn Sie es allen auf dieselbe Weise geben können. Zwei oder drei Sätze auf Grundlage des Bewertungsbogens helfen bei einer erneuten Bewerbung.