Dichiarazione di assenza di conflitto di interessi per la giuria: modello e astensione

Che cos'è la dichiarazione sul conflitto di interessi

Si ha un conflitto di interessi quando i legami personali, professionali o economici di un membro della giuria con un candidato potrebbero influire sul suo giudizio. Conta anche un conflitto solo apparente. La domanda da porsi è questa: una persona ragionevole che conoscesse i fatti potrebbe dubitare dell'imparzialità del membro della giuria?

Con la dichiarazione il membro della giuria comunica un conflitto all'organizzatore. L'astensione è ciò che segue: il membro si fa da parte per quella candidatura. Entrambe tutelano i candidati, il membro della giuria e l'organizzatore quando un risultato viene contestato.

Dichiarare un conflitto non è un'accusa. I membri della giuria vengono scelti perché conoscono il settore, quindi alcuni conflitti sono normali. Il problema è un conflitto non dichiarato.

Che cosa conta come conflitto

Un membro della giuria è in conflitto con una candidatura quando una di queste situazioni riguarda un candidato, un membro del team o la sua organizzazione:

• Datore di lavoro o collega: il membro della giuria ci lavora ora o ci ha lavorato di recente. Fissi il periodo nel regolamento, per esempio gli ultimi tre anni.
• Familiare o amico: un parente, il partner o un amico stretto è un candidato o un membro del team.
• Interesse economico: azioni, un prestito, un incarico retribuito o un bonus che dipende dal successo del candidato.
• Supervisione o mentoring: il membro della giuria segue il dottorato del candidato, fa da mentor al team o insegna agli alunni coinvolti.
• Consulenza o rapporto d'affari: il candidato è cliente, fornitore o socio in affari del membro della giuria.
• Interesse concorrente: il membro della giuria o la sua organizzazione partecipa allo stesso bando o sostiene un candidato concorrente.
• Contrasto personale: un conflitto aperto o una rivalità con un candidato.

Di solito non è un conflitto: aver incontrato un candidato a un evento, seguirlo online o conoscerne il lavoro da fonti pubbliche. Nel dubbio, il membro della giuria dichiara e decide il presidente.

Quando dichiarare

I membri della giuria dichiarano in due momenti. Il presidente lo chiede ancora una volta prima di ogni riunione.

1. Prima di vedere qualsiasi candidatura. Dia a ogni membro della giuria l'elenco di candidati, membri dei team e organizzazioni della fase. Il membro dichiara ogni conflitto o conferma che non ce ne sono. Solo dopo riceve le sue candidature.
2. Di nuovo ogni volta che emerge un conflitto. Una candidatura può rivelare un legame che l'elenco non mostrava, per esempio un'organizzazione partner. Un rapporto può anche nascere durante la valutazione, come un'offerta di lavoro o un investimento. Il membro lo dichiara subito, prima di valutare o discutere quella candidatura.
3. All'inizio di una riunione della giuria o di una finale dal vivo. Il presidente lo chiede di nuovo a ogni membro e registra le risposte.

In Juryline, prima di vedere qualsiasi candidatura, i membri della giuria scorrono i nomi delle persone e delle organizzazioni della fase. L'elenco è in ordine alfabetico e non mostra a quale candidatura appartiene un nome. Spuntando un nome si tolgono tutte le candidature collegate. I membri possono anche dichiarare in seguito un conflitto su qualsiasi candidatura. L'organizzatore vede le dichiarazioni; i candidati no.

Modello di dichiarazione di assenza di conflitto di interessi

Copi il modello in un Suo documento e sostituisca il testo tra parentesi quadre. Chieda a ogni membro della giuria di firmarlo prima che si apra la prima fase.

Dichiarazione sul conflitto di interessi

Programma: [nome del programma]
Fase: [nome della fase, per esempio rosa dei candidati o finale]
Membro della giuria: [nome e cognome], [organizzazione e ruolo]

1. Ho letto l'elenco di candidati, membri dei team e organizzazioni di questa fase.

2. Barrare una casella:
[ ] Non ho alcun conflitto di interessi con i candidati di questa fase.
[ ] Ho un conflitto di interessi con i candidati indicati di seguito.

   Candidato o organizzazione: [nome]
   Candidatura: [codice o titolo]
   Rapporto: [datore di lavoro o collega / familiare o amico / interesse economico / supervisione o mentoring / consulenza o rapporto d'affari / interesse concorrente / altro]
   Dettagli: [breve descrizione, per esempio «Nel 2025 ho fornito consulenza a questa azienda»]

3. Non valuterò, non discuterò e non voterò alcuna candidatura indicata sopra. Lascerò la riunione mentre viene discussa.

4. Se durante la valutazione emerge un nuovo conflitto, lo comunicherò a [referente dell'organizzatore] prima di valutare o discutere quella candidatura.

5. Manterrò riservate le candidature e le discussioni della giuria [fino alla pubblicazione dei risultati / a tempo indeterminato].

Firma: [firma]
Data: [data]

Che cosa succede dopo una dichiarazione

Una dichiarazione dovrebbe portare sempre agli stessi passaggi, così nessuno deve decidere caso per caso sotto pressione.

1. Il membro della giuria si astiene: non vede, non valuta, non discute e non vota quella candidatura.
2. Un altro membro della giuria prende la candidatura, che mantiene così lo stesso numero di membri della giuria delle altre.
3. L'eventuale punteggio già dato dal membro viene tolto dal risultato.
4. L'organizzatore registra il membro della giuria, la candidatura, il rapporto, la data e la misura adottata.
5. Il verbale della giuria elenca ogni conflitto dichiarato.

In Juryline una candidatura in conflitto esce dall'elenco del membro della giuria in tutte le fasi del programma che non sono bloccate. Qualsiasi punteggio già assegnato non conta più. Quando una fase prevede un numero fisso di membri della giuria per candidatura, il posto libero va automaticamente al membro idoneo con il carico più basso. Il verbale della giuria elenca ogni conflitto con il membro, la candidatura, il rapporto e la data. Le note dei membri della giuria restano fuori dal PDF.

Casi difficili

Un membro della giuria con molti conflitti: se è in conflitto con buona parte di una categoria, lo sposti in un'altra categoria o lo sostituisca. Altrimenti gli altri membri si ritrovano con un carico squilibrato.

Un conflitto scoperto dopo i risultati: verifichi se il punteggio di quel membro ha cambiato l'esito. Se potrebbe averlo cambiato, faccia valutare la candidatura da un altro membro, ricalcoli e registri che cosa è successo e perché.

Un caso limite: decide il presidente e ne registra il motivo. Applichi la stessa decisione ai casi simili nella stessa fase.

Domande

Chi deve firmare la dichiarazione di assenza di conflitto di interessi?

Il presidente e ogni membro della giuria, valutatore o revisore che valuta o discute le candidature. Il personale che vede le candidature ma non vota può firmare lo stesso modulo.

Un conflitto di interessi è un motivo per escludere un membro della giuria?

Di solito no. Il membro si astiene sulle candidature interessate e valuta le altre. Lo sostituisca solo quando i suoi conflitti riguardano così tante candidature che il carico diventa squilibrato.

E se un membro della giuria ha dimenticato di dichiarare un conflitto?

Registri la dichiarazione tardiva, tolga il suo punteggio per quella candidatura, la faccia valutare da un altro membro e verifichi se il risultato cambia. Annoti tutto questo nel verbale della giuria.

I candidati vedono le dichiarazioni dei membri della giuria?

Di norma no. Le vedono l'organizzatore e il presidente. Il verbale della giuria elenca i conflitti perché la decisione si possa verificare; stabilisca nel regolamento chi riceve il verbale.

Fare da mentor a una startup è un conflitto?

Sì, per quella startup. Un mentor conosce il team e ha interesse al suo successo, quindi non dovrebbe valutarla. Può valutare le altre candidature.